Contributie
De contributie is voor Scoutinggroepen de belangrijkste bron van inkomsten. De kosten voor het programma-aanbod, het spelmateriaal, het clubhuis en het onderhoud van de speelomgeving worden uit de contributieopbrengsten betaald. De contributie wordt door iedere Scoutinggroep zelf bepaald op basis van verschillende factoren. Op de pagina Financieel beleid lees je meer over de kosten die je als groep maakt. Bij de lidmaatschapsinformatie lees je meer over de contributie en de landelijke afdracht.
Vaststellen van de contributie
Hoeveel is Scouting waard? Welke prijs zijn ouders bereid te betalen voor de vrijetijdsbesteding van hun kind? En wat krijg je als lid eigenlijk voor je contributie? Hoe houd je Scouting bereikbaar voor iedereen? Veel vragen waar niet altijd een eenvoudig antwoord op te geven is.
Gemiddelde contributie bij een Scoutinggroep
Er komt steeds meer inzicht in de positie van Scouting op de vrijetijdsmarkt. De gemiddelde contributie van een Scoutinggroep ligt bijvoorbeeld rond de € 10,- per maand, exclusief de kosten voor bijzondere activiteiten, kampen en de Scoutfit. De gemiddelde contributie voor een watergroep is iets hoger dan de contributie voor een landgroep. Het is aan te raden de contributie op te bouwen uit een algemeen deel, voor de algemene kosten in de groep, en een deel voor de speltak. Hieruit kan bijvoorbeeld een speltakbudget worden vastgesteld.
Financieel beleid als basis
Een financieel gezonde groep is belangrijk om niet alleen op korte, maar ook op langere termijn goed te kunnen blijven functioneren. Hiervoor kun je een financieel beleid opstellen, waarin alle kosten naar voren komen, maar waarbij je ook rekening houdt met grotere uitgaven en reserveringen voor de toekomst. Neem dit als uitgangspunt voor het bepalen van een redelijke contributie.
Subsidies, verhuur en acties
Naast de contributie kennen sommige groepen een subsidie vanuit de gemeente. Door deze bron van inkomsten kan de contributie lager blijven. Houd in je financieel beleid wel rekening met de reële mogelijkheid dat de subsidie minder wordt of wegvalt. Dit kan een onverwachte, forse verhoging van de contributie betekenen. Laat de contributie dus niet volledig afhangen van de subsidie.
Groepen die beschikken over een eigen accommodatie en toestemming hebben van de gemeente, kunnen hun gebouw verhuren. Bijvoorbeeld aan een BSO, aan andere Scoutinggroepen voor zomerkamp of andere jeugd- en jongerenorganisaties. Verhuur vormt dan een interessante bron van inkomsten. Het is echter wel van belang een aantal zaken scherp in het oog te houden. Verhuur moet kleinschalig gebeuren, anders krijg je te maken met onder andere omzetbelasting. Er is aanvullende regelgeving, bijvoorbeeld rondom brandveiligheid, als er overnacht moet kunnen worden in je accommodatie. Tot slot is het belangrijk om als groep een grens te stellen: verhuur mag het aanbieden van het Scoutingspel aan je leden nooit in de weg staan. Klik hier voor meer informatie over verhuur.
Andere bronnen van inkomsten die de contributie kunnen beperken, zijn financiële acties zoals het verkopen van oliebollen rond oud & nieuw of deelname aan loterijen. Probeer je als groep te beperken tot één à twee financiële acties per jaar en verbind daar een concreet doel aan (bijvoorbeeld op groepskamp gaan of de aanschaf van nieuwe tenten). Op die manier blijven acties voor leden en hun ouders leuk om aan deel te nemen en belemmeren de acties het Scoutingspel niet. Ouders betalen in het algemeen liever iets meer contributie, dan dat leden langs de deuren moeten voor een actie vanuit de groep. Zoek daarin dus de balans.
Voorkomen van grote sprongen: indexeren
Door regelmatig (bijvoorbeeld ieder jaar, of iedere twee jaar) de contributie te indexeren, voorkom je grote sprongen. Het is voor veel leden en hun ouders prettiger om bijvoorbeeld ieder jaar een klein bedrag extra te betalen dan in één keer een flink bedrag meer aan contributie te moeten voldoen.
Momenten
Stel bij het bepalen van de contributie vast voor welke periode de contributie geldt. Is het contributiebedrag een bedrag per jaar, of per Scoutingseizoen? Vervolgens is het verstandig om de contributie met vaste regelmaat te innen, bijvoorbeeld iedere maand of ieder kwartaal. Veel mensen vinden het prettiger om een aantal keer per jaar een klein bedrag te betalen dan één keer per jaar het volledige contributiebedrag. Communiceer bij aanvang van het lidmaatschap duidelijk over wanneer je de contributie int. Maak je gebruik van een automatische incasso, dan is het netjes om van te voren even een berichtje te sturen naar je leden, waarin je aangeeft dat de contributie weer afgeschreven gaat worden.
Iets meer betalen is vaak geen probleem
Houd bij het vaststellen van de contributie ook rekening met het feit dat onderzoek onder ouders laat zien dat men het geen probleem vindt meer voor Scouting te betalen, als dit geld ten goede komt aan het spel of de accommodatie. Het helpt om leden en ouders inzicht te geven in de besteding van de contributie. Een bijdrage tussen € 10,- en € 15,- per maand vinden ouders of verzorgers heel redelijk. Daarmee is Scouting overigens nog steeds € 15,- tot € 25,- goedkoper dan andere vrijetijdsbestedingen als hockey, paardrijden en judo.
Contributie innen
Allereerst kun je kijken naar het financieel beleid in je groep. Uit ervaring in andere groepen blijkt dat het innen van contributie op basis van automatische incasso (doorlopende machtiging) veel werk uit handen neemt voor de groep en er minder werk is voor de penningmeester die minder vaak herinneringen moet versturen of 'achter de contributie aan moet'. Vaak ontvangen nieuwe leden van een groep in dit geval eenmaal een factuur met daarbij een machtigingsformulier voor een doorlopende machtinging incasso contributie. Verder kun je kijken naar de frequentie waarmee de contributie wordt geïnd. Voor veel mensen is één keer per jaar €120,00 een veel grotere uitgave dan vier keer per jaar €30,00. Daarnaast kun je kijken of het kampgeld in- of exclusief is bij de contributie. Door apart te betalen voor kampen - alleen de kinderen die mee gaan op kamp betalen dan kampgeld - verdeel je de lasten meer over een jaar.
Vroeg of laat krijg je weleens te maken met leden die niet (kunnen) betalen. Zo zijn er gezinnen die de contributie niet kunnen opbrengen (minima) en er kan sprake zijn van wanbetaling. Men kan het wel betalen, maar vergeet/verzuimt te betalen. Het is belangrijk je contributie niet af te stemmen op ouders die de contributie niet kunnen opbrengen, daarmee maak je het lastiger rond te komen voor jou als groep, terwijl het maar enkele personen betreft die moeite hebben met het contributiebedrag. Voor hen kun je aankloppen bij de gemeente of speciale fondsen die potjes hebben om kinderen uit minima-gezinnen te helpen hun hobby te bekostigen. Er zijn ook voorbeelden van groepen die zelf een speciaal potje hebben aangelegd voor minima. Voor wat betreft 'wanbetalers' wijzen we je op voorbeeldprocedures zoals bijvoorbeeld hier beschreven. Het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland, artikel 114 artikel 2.d. zegt verder dat je lidmaatschap kan stopzetten als een lid niet aan contributieverplichtingen kan voldoen. Dit is uiteraard een uiterste oplossing. Klik hier voor meer informatie over financieel beleid in je groep.
Discussie
Heb je binnen het financieel beleid van je groep alle kosten op een rijtje gezet? Dan kun je op basis daarvan een gedegen antwoord geven op de vraag hoe hoog de contributie moet zijn. Het is goed om vervolgens in de groepsraad discussie te voeren over de contributie, maar ga wel na vanuit welk perspectief de discussie wordt gevoerd. Het bestedingspatroon van ouders van jeugdleden is anders dan het bestedingspatroon van leiding. Het gemiddelde Scoutinggezin heeft een boven modaal inkomen, terwijl vrijwilligers (75% is jonger dan 25 jaar) vaak student of starter op de arbeidsmarkt zijn. Uiteraard zijn er altijd uitzonderingen op deze regel.
Financiële tegemoetkoming
Soms hebben kinderen niet meer de financiële mogelijkheden om op Scouting te blijven of te komen. Scouting is een belangrijke vorm van vrijetijdsbesteding en moet voor alle kinderen toegankelijk zijn. Er zijn verschillende mogelijkheden om Scouting ook mogelijk te maken voor kinderen die minder te besteden hebben.
De regelingen die Scouting mogelijk maken voor kinderen uit financieel minder draagkrachtige gezinnen, kun je zien als een vangnet. Biedt de ene regeling in het specifieke geval geen uitkomst? Dan kun je aanspraak maken op de andere regeling. Heb je specifieke vragen over dit onderwerp? Neem dan contact op met het Kennisnetwerk.
Mogelijkheid 1: Eigen regeling in de groep
Als groep kun je ervoor kiezen een eigen regeling in het leven te roepen. In veel gevallen is dit de meest snelle en effectieve weg. In de meeste groepen is er vaak maar een enkel lid dat niet in staat is de contributie en/of het geld voor activiteiten als kampen te betalen. Door jaarlijks een bedrag in de begroting te reserveren kan je als groep een lid een steuntje in de rug geven (een soort eigen fonds). Een andere optie zou kunnen zijn om flexibele contributie en/of kampgeld in te voeren. Een voorbeeld van een groep in hun boodschap naar de ouders/verzorgers bij de laatste contributie verhoging:
"We streven ernaar om de maandelijkse bijdrage zo laag mogelijk te houden, zodat het lidmaatschap voor iedereen betaalbaar kan zijn. Aangezien de kosten naar verwachting zullen stijgen en de opbrengsten uit subsidies gaan afnemen zijn we genoodzaakt om de prijs van het lidmaatschap te verhogen. We horen verschillende verhalen over deze prijs, er zijn mensen die best moeite hebben om de maandelijkse bijdrage op te hoesten en er zijn mensen die het bedrag juist erg laag vinden (in vergelijking met bijvoorbeeld een sportclub). Aangezien wij de afgelopen jaren positieve ervaring hebben opgedaan met het flexibele kamp geld willen wij dit nu ook gaan invoeren voor het lidmaatschap. We geven hieronder een minimum en maximum bedrag per maand aan, en laten aan u over wat u wilt betalen. Als er ouders zijn die al moeite hebben om de huidige (minimum) contributie te betalen horen we dat ook graag, want Scouting moet voor alle kinderen toegankelijk zijn.”
Als je als groep geen eigen regeling hebt of daar geen mogelijkheid toe ziet, dan zijn er nog andere opties om kinderen uit minimagezinnen te helpen. Bijvoorbeeld via de gemeente, landelijk fondsen en Scouting Nederland.
Mogelijkheid 2: Subsidieregeling van de gemeente
Hierin heb je als groep geen actieve rol, maar je kunt ouders wel in de juiste richting wijzen. Het is daarvoor handig om na te gaan welke mogelijkheden in jullie gemeente aanwezig zijn. Zorg er daarnaast (samen met de andere groepen in je gemeente) voor dat je groep bij de gemeente en bij maatschappelijke teams bekend is als interessante optie voor kinderen uit minimagezinnen die op zoek zijn naar een vorm van vrijetijdsbesteding Veel gemeenten hebben een regeling die minima tegemoet komt in de kosten van een sport of hobby. In de meeste gevallen heeft men de mogelijkheid om een deel van de kosten te declareren. Soms wordt er gebruik gemaakt van een speciale kortingskaart, zoals de ‘U-pas’ in Utrecht en omgeving. Om aanspraak te kunnen maken op dergelijke regeling geldt vaak als norm een inkomen dat lager is dan 110% of 120% van de bijstandsuitkering. De aanvraag moet gedaan worden door (de ouders van) het lid en moet worden gedaan bij de gemeente waarin het jeugdlid woont, ook als deze lid is van een Scoutinggroep in een andere gemeente.
Mogelijkheid 3: Jeugdfonds Sport & Cultuur Nederland
Het Jeugdsportfonds / Jeugdcultuurfonds is een landelijke organisatie die sport of cultuur voor kinderen uit minimagezinnen mogelijk maakt. Veel gemeenten zijn aangesloten bij deze fondsen. Er wordt gewerkt met lokale intermediairs (zoals docenten, schoolartsen e.d.) die aanvragen behandelen. Afhankelijk van de afspraken die er op lokaal niveau zijn gemaakt, wordt Scouting wel of niet binnen de regeling van deze fondsen vergoed. Het is de moeite waard om als groep te informeren of dergelijke regelingen ook in jullie gemeente gelden, en of ook lidmaatschap van de Scoutinggroep onder de regeling valt. In dat geval betaalt het fonds de contributie en andere noodzakelijke zaken zoals kleding of materiaal. Meer informatie vind je bij het Jeugdfonds Sport & Cultuur Nederland.
Mogelijkheid 4: Nationaal Fonds Kinderhulp
Waar een eigen regeling, ondersteuning van de gemeente of bijdrage van het Jeugdsportfonds / Jeugdcultuurfonds niet mogelijk is, kan een beroep gedaan worden op een bijdrage van het Nationaal Fonds Kinderhulp. Het fonds helpt ongeveer 100.000 kinderen per jaar. Een aanvraag kan gedaan worden door een maatschappelijke organisatie of een gemeentelijk team die de situatie van het betreffende kind kent. Kijk voor meer informatie op de site van Nationaal Fonds Kinderhulp.
Mogelijkheid 5: Stimuleringsregeling 'Alle kinderen op Scouting!'
Omdat geld geen spelbreker mag zijn, is er voor ouders en Scoutinggroepen de mogelijkheid om samen een tegemoetkoming in kosten aan te vragen bij Scouting Nederland. Het project 'Bij Scouting horen alle kinderen erbij!' zorgt ervoor dat er aanvullende mogelijkheden zijn als kinderen door de financiële situatie thuis toch buiten de boot dreigen te vallen.
Denk daarbij aan een Scoutfit, kampuitrusting of een bijdrage in kampgeld of contributie. Dit geld is beschikbaar als andere beschikbare subsidies en tegemoetkomingen, bijvoorbeeld van de gemeente of fondsen, geen afdoende oplossing bieden.
Een aanvraag voor tegemoetkoming kunnen de ouder(s)/verzorger(s) of het kind/jongere niet alleen doen, maar doet de penningmeester. Als penningmeester ben je aanvrager en dien je het formulier in dat je hieronder kunt downloaden. Je geeft aan waarvoor precies financiële ondersteuning nodig is. Bijvoorbeeld deelname aan een kamp, of contributie. Het formulier moet uiteraard naar waarheid ingevuld worden. Mail het ingevulde formulier naar kennisnetwerk@scouting.nl.
Na ontvangst van de aanvraag en een positieve beoordeling vanuit Scouting Nederland ontvangen de penningmeester en de ouders/verzorgers een bevestiging. Als de aanvraag een jongere betreft, wordt de bevestiging naar de penningmeester en de jongere zelf verzonden. Ouders kunnen hierin ook meegenomen worden als dat wenselijk is. De Scoutinggroep ontvangt de bijdrage voor het lidmaatschapsgeld of kampgeld rechtstreeks op de rekening van de groep.
Het aanvraagformulier kun je hieronder vinden. Mocht je aanvullende vragen hebben over deze regeling, dan kun je ons bereiken via kennisnetwerk@scouting.nl.
