Vrijwilligers binden en bedanken
Binden
Bij binden gaat het om de relatie. Vrijwilligers blijven langer als de sfeer goed is, als er prettig samengewerkt wordt, als ze zich gewaardeerd voelen. Is een nieuwe vrijwilliger echt welkom bij jullie? Is er een inwerkplan? Durven jullie elkaar feedback te geven? Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich gewaardeerd voelt als de vrijwilliger aan de slag gaat en is? Sociale vaardigheden zijn belangrijke vaardigheden om goed met elkaar te kunnen samenwerken. Aan de groepsbegeleider of HRM-er de schone taak om te zorgen dat jullie met elkaar blijven praten over, en blijven werken aan, een prettig en veilig (werk)klimaat.
Praktijkvoorbeelden
- Betrokkenheid: Door persoonlijk contact op te bouwen met alle voorzitters, onder andere door het bezoeken van groepsraden en leuke activiteiten bij groepen, werken aan een betere band.
- Binden is een kwestie van vragen en geven: Dit praktijkvoorbeeld betreft continue aandacht (voor de onderlinge relaties) om de kaderleden te binden aan de groep. Dit doen we door niet alleen inzet te vragen, maar als organisatie ook iets terug te geven. Iets extra's wat de kaderleden leuk vinden en waarderen.
- Burendag: Op burendag gaan wij samen met onze buurt BBQ’en ’s avonds. Overdag helpen ouders ons met klussen en vermaken wij de kinderen met spellen.
- Regioweekend: Regiocoördinatoren organiseren een dag of weekend waarin de jaarplanning voor gezamenlijke activiteiten afgestemd wordt op speltakniveau. Tevens worden de bestuursleden van die groepen uitgenodigd voor onderlinge communicatie. Het informele aspect is hierin heel belangrijk.
Tools
- 124 ideeën voor het binden van vrijwilligers.
- Een voorbeeld van een attentieplan.
- Hier kun je het kwartet behoud vrijwilligers downloaden.
- Een vrijwilliger speciaal bedanken voor zijn of haar inzet? Vraag een waarderingsteken aan!
- Format voor een praktisch beleidsplan vrijwilligers.
100 manieren om vrijwilligers te bedanken. - Voorbeeld van een teambuilding opdracht: alle ballen verzamelen en stoelenspel.
- Voorbeeld van een teambuilding opdracht: ansichtkaarten.
Achtergrondinformatie
- Vrijwilligers waarderen: binden en boeien. Waarderen van vrijwilligers. Waarom doen we dat eigenlijk?
- Filmmateriaal over de KNVB: Twee filmpjes van de KNVB over sturen op verenigen (Back to Basics 2) en omgaan met verschillen (Oude gewoonten & nieuwe verschillen):
Ontwikkelaanbod
- Landelijk team Bestuurlijke ondersteuning: De regio kan ondersteunen bij samenwerkingsvraagstukken. Lukt dit niet? Informeer dan naar de mogelijkheden voor ondersteuning hierbij door een mail te sturen naar bestuurlijkeondersteuning@scouting.nl.
- Landelijk team HRM: Informeer naar de mogelijkheden voor een workshop ‘waardering’ of ‘teambuilding’ door een mail te sturen naar hrm@scouting.nl. Voor samenwerkingsvraagstukken kun je ook mailen naar coacheshrm@scouting.nl.
- Bemiddelingscommissie: Informeer naar de mogelijkheden voor bemiddeling en het ontwikkelaanbod over bemiddeling door een mail te sturen naar bemiddelingscommissie@scouting.nl.
Voortgangsgesprek
Bestuurders, teamleiders, coördinatoren, projectleiders, eventueel samen met de HRM-er of groepsbegeleider, nemen minimaal één keer per jaar tijd voor een gesprek om stil te staan bij hoe het gaat. Ook voor andere vrijwilligers, zoals leiding in groepen, kan dit een prettige manier zijn om stil te staan bij de voortgang. Passen de beloftes en verwachtingen nog? Voelt iemand zich nog verbonden? Is de vrijwilliger nog geboeid? Hoe is er gewerkt aan leerdoelen? Zijn we allemaal tevreden over de groei? Of moet er iets anders gaan gebeuren? In de functie, in de samenwerking, in het leren. Dit gesprek is geen super formeel gesprek maar een moment waarop je samen terug en vooruit kijkt.
Tools
- 360 graden feedback: achtergrond en werkwijze.
- Voortgangsgesprek voeren? Dit format helpt je daarbij.
- Reflectievragen: verschillende vragen, voortkomend uit de toekomstthema’s, die aanzetten tot nadenken over je eigen ontwikkeling.
Vervolg
Door regelmatig stil te staan bij de voortgang krijg je boven tafel of een vrijwilliger nog op zijn plek zit. In het vervolgproces zijn er drie mogelijkheden.
- Doorgaan: met wellicht wat kleine aanpassingen of een extra taak blijf je doen wat je deed. Iedereen gaat opnieuw beloven wat je van elkaar mag verwachten.
- Doorstroom: het is tijd voor een andere klus. Dat kan binnen de eigen groep zijn, maar ook in de regio of in een landelijk team.
- Afscheid: tijd om afscheid te nemen. Om welke reden dan ook. Een goed afscheid is goud waard. Een vrijwilliger kan (tijdelijk) stoppen met zijn taak of functie, maar kan wel lid blijven als plusscout of in de landelijke vrijwilligerspool. Een vrijwilliger kan ook zijn lidmaatschap van Scouting beëindigen en mooie verhalen blijven vertellen over Scouting.
Tools
- Afrondingsgesprek: Voorbeeldvragen bij het voeren van een afrondingsgesprek.
- Bedankbrief: Format voor een bedankbrief.
- Wervingsfilm: Die hoort toch bij ‘vinden’? Ja! Én hij kan als inspiratie gebruikt worden als vrijwilligers willen doorstromen naar een andere functie. Binnen de groep, binnen de regio of als landelijk vrijwilliger.
Achtergrondinformatie
- Certificaat: Voorbeeld van een certificaat.
- Word donateur: Neem je afscheid als vrijwilliger, maar wil je nog steeds iets betekenen voor de vereniging? Word donateur!
Downloads
