Vrijwilligers inwerken en begeleiden
Kennismaken
Hoe pak je een kennismakingsgesprek aan? Hoe kom je erachter of een vrijwilliger echt geschikt is voor de functie? En wat doe je als het niet goed zit? Kortom, heeft de kandidaat dat in huis wat voor de functie binnen je team nodig is en anderzijds, bieden de functie en de organisatie dat wat de kandidaat zoekt?
Anders dan in het bedrijfsleven, is er binnen Scouting de afspraak om met iedereen die belangstelling heeft voor de functie een kennismakingsgesprek te hebben. Vanuit het oogpunt van het behoud van vrijwilligers is het niet alleen van belang om aandacht te besteden aan vrijwilligers die belangstelling hebben voor de functie. Het is zeker zo belangrijk om met kandidaten die voor een vacature worden afgewezen op zoek te gaan naar alternatieven binnen of buiten je eigen team of organisatieniveau.
Bij een kennismakingsgesprek gaat het dus vooral om informatie uitwisselen, zodat bij beide partijen een duidelijk beeld ontstaat. Wees daarbij zo concreet en expliciet mogelijk: je hebt er tenslotte niets aan als na verloop van tijd blijkt dat het niet lekker loopt omdat verwachtingen, bijvoorbeeld over tijdsinzet, niet zijn uitgesproken.
Zekerheid
Hoe kom je er nu achter dat iemand ook echt kan wat hij zegt te kunnen? Of anders gezegd: hoe kun je zekerheid krijgen over het toekomstig functioneren van een kandidaat? Absolute zekerheid is er nooit, maar de onderstaande punten helpen je om zo veel mogelijk zekerheid te krijgen.
- Weet wat je zoekt: met een wervingsprofiel (en de projectopdracht) in de hand, loop je minder risico dat je van de kern afdwaalt.
- Gebruik technieken als STAR of criteriumgericht interviewen: de kern van die technieken is dat je vraagt naar gedragsvoorbeelden. Vroeger gedrag is namelijk de beste voorspeller van toekomstig gedrag.
- Vermijd gesloten vragen en vraag door: gesloten vragen zijn vragen waar je je met een 'ja' of 'nee' vanaf kunt maken. Daarmee komt het gesprek niet op gang, terwijl je juist wilt dat de kandidaat zich laat zien.
- Toets je indrukken of intuïtie: negeer of verstop het bekende onderbuikgevoel niet, maar bespreek dit juist door gebruik te maken van één van de hiervoor genoemde technieken.
- Win referenties in: dit is niet zo gebruikelijk binnen Scouting, maar zeker als je er open over bent naar de kandidaat toe, is er niets mis mee.
- Werk met een proefperiode, dat geeft beide partijen de kans om in de praktijk te kijken hoe het gaat.
Praktische tips
- Zorg dat de juiste mensen rond de tafel zitten: bij het eerste gesprek zijn de voorzitter of teamleider en de HRM’er (groepsbegeleider, coördinator vrijwilligersbeleid of een landelijk HRM’er) aanwezig.
- Bereid het gesprek samen voor: het helpt om vooraf na te denken over de vragen die je wilt gaan stellen of de voorbeelden die je gaat gebruiken.
- Maak (gebruik van) een checklist, waarop je kunt turven of alle belangrijke zaken aan de orde zijn geweest: denk daarbij aan inhoud van de functie, competenties, motivatie en ambitie, inzet, werkbelasting en de benodigde of beschikbare ondersteuning.
- Trek voor een gesprek drie kwartier tot een uur uit: elke kandidaat is het waard om in te investeren.
- Geef de kandidaat ook de ruimte om vragen te stellen.
- Geef aan het eind van het gesprek duidelijkheid over de procedure: is een vervolggesprek onderdeel van de procedure, wanneer en hoe wordt de kandidaat geïnformeerd over de uitslag?
- Informeer de kandidaat persoonlijk, eventueel telefonisch, over de uitslag: wees helder over de conclusie en de motivatie. Streef naar begrip bij de kandidaat.
- Wijs een afgewezen kandidaat op andere vacatures of functies en kijk samen wat beter bij zijn mogelijkheden en ambities aansluit.
Aan boord nemen
Voordat je echt met elkaar gaat beginnen heb je de verwachtingen met elkaar besproken en bezegeld in een afspraak. Wat verwachten we van elkaar en wat beloven we elkaar? Zowel de nieuwe vrijwilliger als de HRM-vertegenwoordiger, samen met de teamleider, coördinator of projectleider, bespreken met elkaar wat de groep graag aan (sociaal veilig) gedrag ziet in de groep en welke afspraken er binnen de groep en het team zijn. Ze beloven ook welke voorzieningen ze de vrijwilliger kunnen bieden. De vrijwilliger geeft aan welke leerdoelen hij of zij heeft, wat hij of zij kan beloven qua tijdsinvestering, deelname aan bijeenkomsten, wijze van feedback geven, enzovoort. De HRM-vertegenwoordiger bewaart de gezamenlijke beloftes om er met elkaar regelmatig naar te kijken om te zien of het nog klopt en of er wijzigingen zijn.
Inwerken
Inwerken is meer dan even voorstellen. Inwerken gaat over wegwijs raken, in contact komen met relevante mensen en eigen worden met de spelregels (gedragscode) en de huishoudelijke afspraken. Of een nieuwe vrijwilliger zich welkom voelt en zich snel thuis gaat voelen, wordt sterk bepaald door de zorg die aan hem of haar wordt besteed in die eerste maanden. Zeker als sprake is van een team (of bestuur) dat al langer bestaat, werkt het vaak goed om de nieuwe vrijwilliger te koppelen aan een buddy of mentor. Een ervaren rot in het vak die de ‘nieuwe’ op sleeptouw neemt, geheel volgens het Scoutingidee van afnemende begeleiding en groeiende zelfstandigheid.
Wat in alle gevallen ook deel zou moeten uitmaken van de kennismakingsperiode is een pas op de plaats na ongeveer drie maanden. Even in een goed gesprek stil staan bij vragen als: hoe zijn eerste maanden verlopen, wat is mee of tegen gevallen, zijn er twijfels, moeten de verwachtingen worden bijgesteld? Als er aanleiding is om te veronderstellen dat iemand de functie toch niet aan zal kunnen, zich niet met de spelregels of cultuur kan verenigen of buiten de boot zal gaan vallen, is dit het moment om dat in alle openheid te bespreken en met elkaar te kijken welke conclusies daar aan verbonden moeten worden. Ook als er geen ‘proefperiode’ is afgesproken, is het goed deze pas op de plaats te maken.
Benoemen en kwalificeren
Wat per functie of situatie kan verschillen, is de meer formele kant van de start in een nieuwe functie. Het moment van benoemen en het benodigde kwalificatietraject kunnen zelfs per persoon sterk verschillen. In grote lijnen zijn er drie varianten: de benoeming van nieuwe leidinggevenden, van niet-direct leidinggevenden en van leden van landelijke projecten.
Nieuwe leidinggevenden
Benoeming tot basisleidinggevende vindt plaats als is vastgesteld dat het basisniveau aanwezig is. Of dit moment samenvalt met het einde van de kennismakingsperiode of dat aan het einde van de kennismakingsperiode de afspraak wordt gemaakt om de basiscompetenties te gaan ontwikkelen, hangt af van de mate waarin sprake is van eerder verworven competenties. Als iemand zich vervolgens heeft gekwalificeerd, volgt een tweede benoeming als gekwalificeerd leidinggevende of teamleider.
Niet-direct leidinggevenden
Onder de term ‘niet-direct leidinggevenden’ worden functies als bestuurslid of regiovrijwilliger verstaan. Bij deze functies hangt het soort benoeming ook af van de kwalificatie. In principe wordt iemand na de kennismakingsperiode benoemd in een voorlopige benoeming en gaat de niet-direct leidinggevende daarna aan de slag met zijn kwalificatietraject. Als iemand zich heeft gekwalificeerd, volgt de benoeming in de functie. Is iemand bij aanname al gekwalificeerd, dan kan er tijdens de kennismakingsperiode al gestart worden met de procedure voor vaststelling van het kwalificatieniveau, zodat direct tot benoeming in de functie kan worden overgegaan.
Leden van landelijke projecten
De procedure rond de benoeming van leden van landelijke projecten vormt een uitzondering. Vaak wordt al direct na het kennismakingsgesprek overgegaan tot voordracht, omdat benoeming nodig is om van de voor de functie noodzakelijke faciliteiten gebruik te maken. Dat neemt niet weg dat het ook in die gevallen goed is om na een aantal maanden pas op de plaats te maken en daarbij niet alleen te kijken naar de voortgang van het project, maar ook naar de vraag of iedereen op z’n plek zit en goed functioneert. Er zijn nog geen specifieke kwalificatietrajecten voor dit soort functies, behalve het Programma Scouting Talent. Dat neemt niet weg dat ook landelijk vrijwilligers volop mogelijkheden hebben om te werken aan benodigde competenties.
Dankzij de opzet van Scouting Academy vindt benoeming gefaseerd plaats. In principe kan elke vrijwilliger zijn kwalificatietraject op eigen wijze vormgeven, aansluitend bij wat hij al in huis heeft en hoe hij het beste leert. En dat leren moet juist ook in de praktijk kunnen plaatsvinden, tijdens de uitoefening van de functie. Tijdens het kwalificatietraject is iemand dus gewoon in functie, maar dan met een aangepaste benoeming.
Tools
- Wat je moet weten om als groepsbestuurder of praktijkbegeleider aan de slag te gaan bij Scouting.
- Wat je moet weten om als leiding aan de slag te gaan bij Scouting.
- Meer informatie over het inwerktraject? Check deze folder!
Achtergrondinformatie
- On-wattes? Onboarding! Een filmpje over onboarding, hier ‘aan boord nemen’ genoemd.
- The Induction Toolkit, Movis: een inspirerend document over induction, hier ‘aan boord nemen’ genoemd.
Boeien
Een klus of rol kan je boeien. Omdat het past in iemands ambitie, omdat het past in de beschikbare tijd of omdat iemand er zijn passie in kwijt kan. Boeien gaat om de functie zelf: kan de vrijwilliger er zelf vorm aan geven? Is er ruimte om het te mogen leren? Is er positieve balans tussen de leuke kanten en de minder leuke kanten? Bij boeien kijk je telkens naar wat een vrijwilliger boeit aan de functie. Dat kan veranderen in de loop der jaren. Moet er meer uitdaging komen of juist minder? Hoe houd je een klus aantrekkelijk voor de vrijwilliger? Daar gaat het bij boeien om!
Praktijkvoorbeelden
- Praktijkvoorbeeld flexibele inzet van vrijwilligers: Parttime vrijwilligers een rol laten spelen bij het draaien en draaiende houden van de groep, waardoor ieders ervaring en kwaliteiten optimaal tot zijn recht komen en betrokkenheid bij- en binding met de groep in stand wordt gehouden.
- Praktijkvoorbeeld ontwikkelen onder werktijd: Het gesprek aangegaan met mijn werkgever over mijn vrijwilligerswerk en de mogelijkheden voor hen hierin. Ik heb aangegeven hoe ik mijn kwaliteiten vanuit mijn werkgever hierin kan gebruiken en dat mijn vrijwilligerswerk ook iets kan betekenen voor mijn werk.
Tools
- Handreiking flexibel inzetten van vrijwilligers: Een praktische handreiking bomvol ervaringstips over het flexibel inzetten van vrijwilligers.
- Beleidsplan vrijwilligers: Een format voor een praktisch beleidsplan vrijwilligers.
Achtergrondinformatie
- Vrijwilligerskwadrant: Movisie, uitleg over het vrijwilligerskwadrant met een bijbehorende vragenlijst.
Groeien
Bij Scouting draait het niet alleen om de (persoonlijke) ontwikkeling van jeugdleden, maar ook om de (persoonlijke) ontwikkeling van de vrijwilligers. Dat blijven we binnen Scouting vooral doen door aan de slag te gaan: te leren door te doen! En we leren het ook door een thema te behandelen tijdens de groeps-, regio- of landelijke raad, door uitwisseling met collega’s van andere onderdelen binnen Scouting Nederland en/of door een training vanuit Scouting Academy. De groepsbegeleider of HRM-er en degenen die zich bezighouden met deskundigheidsbevordering hebben hier samen een faciliterende rol in, zoals bijvoorbeeld de praktijkbegeleider groepen helpt om met vrijwilligers hun persoonlijke ontwikkelingsplan op te stellen en hier uitvoering aan te geven.
Tools
Het rolkompas voor teams is een hulpmiddel dat teams in staat stelt om de collectieve ambitie van het team helder te krijgen. Je gebruikt dit hulpmiddel om met het hele team gezamenlijk te komen tot een helder beeld door het beantwoorden van vijf hoofdvragen op vijf thema’s: waarom, waar, rollen, bagage en belofte. Deze vragen worden door het team gezamenlijk beantwoord.
Intervisie
- Aan de slag met intervisie!
- Ontwikkelen van mijn vrijwilligersrol: Een tool om je eigen ontwikkeling te beschrijven en bij te houden.
Ontwikkelaanbod
- Informeer bij je eigen regio naar het trainingsaanbod. De website en contactgegevens van jouw regio vind je hier.
- Scouting Academy: Klik hier voor informatie over Gilwell trainingen. Bekijk het actuele trainingsaanbod van Scouting Academy op de trainingsposter. Informeer naar de mogelijkheden voor overige trainingen door een mail te sturen naar scoutingacademy@scouting.nl.
- Bestuursontwikkeling: Informeer naar de mogelijkheden voor bestuursontwikkeling door een mail te sturen naar sterbesturen@scouting.nl.
