Communicatie

Hier staat Scouting voor: "Scouting staat voor uitdaging! Scouting biedt leuke en spannende activiteiten waarmee kinderen en jongeren worden uitgedaagd zich persoonlijk te ontwikkelen." Dit is de doelstelling van Scouting, dus ook van jouw Scoutinggroep of regio! In het kort gezegd, deze 'slogan' kun je altijd gebruiken wanneer jij praat over Scouting. Bijvoorbeeld met een ouder van een potentieel nieuw lid, een journalist of een gemeenteraadslid. Verderop op deze pagina vind je veel tips over hoe je dat makkelijk aanpakt. We hebben zelfs invulpersberichten voor je klaarstaan!

Hoe vertel je over Scouting?
Vertel over wat jij zelf hebt meegemaakt. Wat jij voelt of denkt, wat je eng vindt of juist leuk, mooi, belangrijk of juist raar, dat doet ertoe. En vooral ook waarom je dat vindt, want daar kun je enthousiast over vertellen. Dat is het onderwerp van je verhaal. Wat je erover wilt zeggen, dat is je kernboodschap. Hier draait je verhaal om. Als je onderwerp bijvoorbeeld Scouting is, dan kan je kernboodschap zijn: 'door Scouting ben ik gegroeid als persoon'. Geef zoveel mogelijk voorbeelden, daardoor wordt je goed begrepen. Kortom: vertel gewoon je eigen Scoutingverhaal!

Om het Scoutingverhaal goed te vertellen, kun je drie 'verhaalankers' gebruiken:

1. Ontwikkeling: binnen Scouting leer je ontzettend veel. Je maakt een ontwikkeling door. Je leert uitdagingen aangaan, met andere mensen samenwerken, organiseren... Vertel wat Scouting je geleerd heeft. Hoe je als mens gegroeid bent. En als je zo'n verhaal vertelt, laat het dan ook 'zien'.
2. Uitdaging: vertel hoe spannend en bijzonder de activiteiten binnen Scouting zijn. Neem de luisteraar langzaam mee in je verhaal. Leg uit wat je uitdaging was, wat het jou voor gevoel gaf (vooraf) en wat voor een gevoel het gaf nadat je de uitdaging had gehaald (trots).
3. Plezier: wat zijn de momenten waarop je ontzettend veel plezier hebt gehad of dat je gezien hebt dat anderen dat hadden?

In contact met de pers
De kans is aanwezig dat je als scout een keer te maken krijgt met pers die je wat vragen wil stellen over bijvoorbeeld jouw Scoutinggroep, -regio of een evenement dat jullie organiseren. Om je daarbij op weg te helpen, geven we je hierbij wat do’s en don’ts voor als je in gesprek gaat met een journalist.

Do

• Probeer zoveel mogelijk jeugdleden aan het woord te laten;
• Benoem duidelijk waar Scouting voor staat, gebruik elementen hieruit in je verhaal;
• Blijf bij je kernboodschap, bedenk deze van tevoren: wat is het belangrijkste dat je wilt vertellen?
• Praat op een positieve manier over Scouting;
• Benoem uitdagende activiteiten wanneer mensen vragen wat Scouting inhoudt;
• Bedenk een antwoord op de vraag: ‘Wat was jouw mooiste Scoutingervaring?'
• Persoonlijke verhalen werken het best!
• Praat op een positieve manier over Scouting en vermijd Scoutingjargon;
• Mocht je toch speltakken benoemen, gebruik dan de hedendaagse namen: bevers, welpen, scouts, explorers, roverscouts;
• Blijf in contact met je luisteraar, vanaf de eerste seconde;
• Gebruik tegenstellingen, voorbeelden en herhalingen;
• Wees concreet, met details, zodat je verhaal gaat leven;

In beeld

• Draag altijd een das, dat maakt je herkenbaar als scout;
• Draag een Scoutfit, of bijvoorbeeld de trui van je groep;
• Draag geen hoofddeksels, daarmee verberg je je gezicht;
• Let op wat er op de achtergrond van een foto te zien is of wat er op de achtergrond van het interview gebeurt;
• Kies voor een locatie waar jij je prettig bij voelt, dan vertel je je verhaal het fijnst;
• Zorg dat de zon tijdens het interview niet in je ogen schijnt, maar vermijdt je zonnebril;
• Sta stil terwijl je praat.

Invulpersberichten
Hieronder vind je allerlei handige invulpersberichten en infobladen die jouw Scoutinggroep kan gebruiken ter promotie van diverse evenementen. Kijk voor bijpassende foto's in de Flickr beeldbank!

Als Scoutinggroep kan je niet meer zonder social media. Dat is niet zo gek, want social media brengen mensen bij elkaar en ze maken de enorme hoeveelheid informatie op het internet toegankelijker. Hoe gebruik je social media als Facebook, Instagram, Snapchat, X en YouTube in je groep of regio? Waar let je op en wat zijn de spelregels? En hoe kun je social media inzetten als wervingstool? Social media bieden heel veel kansen om je te verbinden met vrienden, familie en natuurlijk heel veel andere scouts! Daarnaast maken social media de drempel om potentiële nieuwe leden Scouting te laten ontdekken een stuk kleiner, want hoe leuk is het om op je Facebookaccount je belevenissen van de laatste opkomst te delen. Iedereen in je netwerk ziet hoe jij Scouting beleeft! Wie weet maak je anderen ook enthousiast. En zo geldt dat voor alle social media en voor (bijna) alle leeftijden. Als individu is het ontzettend leuk, maar ook als ‘organisatie’ kun je je laten zien.

Aan de slag!
Ga je als Scoutingorganisatie aan de slag met social media, dan is het belangrijk om eerst te bepalen wie en wat je wilt bereiken. Deze doelstellingen en doelgroepen geven namelijk een richting voor de keuze van het social media kanaal dat je gaat inzetten. De verschillende kanalen, hoe je die het beste kunt inrichten, wat de verschillen zijn tussen bijvoorbeeld een Facebook-groep of Facebook-pagina, lees je in het infoblad Aan de slag met social media.

Een grote tip die we je mee willen geven: beheer je Facebook- en Instagramaccounts via de Facebook Creator Studio op je pc en de Business Suite-app op je smartphone. Geef een of twee teamleden per speltak de rol van redacteur en zorg er samen voor dat alle speltakken ongeveer evenveel posts plaatsen. Zo kun je de avonturen van alle leden volgen via online media.

Blijf op de hoogte van al het Scoutingnieuws! Volg jij al de Instagram, Facebook, YouTube, X en LinkedIn van Scouting Nederland?

Afspraken maken: protocol social media
Social media worden in het dagelijks leven veel door individuele scouts en vrijwilligers gebruikt. Het is goed om hierover met elkaar afspraken te maken in bijvoorbeeld de groepsraad. Zo kan een negatieve uitlating over bijvoorbeeld een groepsactiviteit grote gevolgen hebben. Professioneel gebruik van social media is daarom een onderwerp waar je met elkaar over moet spreken. Het is goed om deze afspraken op papier te zetten. Je kunt hiervoor het voorbeeldprotocol social media gebruiken, waarmee je richtlijnen opstelt voor leiding en vrijwilligers.

Ook voor jeugdleden
De richtlijnen voor gebruik van social media gelden óók voor jeugdleden (en andere betrokkenen bij de groep). Hoewel deze richtlijnen aan kinderen lastig uit te leggen zijn, kun je hen als leiding wel vijf tips meegeven:
1. Overleg met je ouders voordat je op social media gaat.
2. Soms ben je nog niet oud genoeg om een profiel aan te maken, de site is dan niet voor jou bedoeld. Houd rekening met deze en andere regels die gelden op internet.
3. Wordt op internet alleen vrienden met mensen die je ook echt kent.
4. Iedereen kan zien wat je op social media zet.
5. Wees voorzichtig. Twijfel je ergens aan? Overleg met je ouders! Het is goed om, zeker met scouts en explorers, tijdens een opkomst eens over social media te praten. Dat kan uiteraard ook in spelvorm. Het mediaspel van Museum Beeld & Geluid biedt inspiratie!

Foto's van leden op internet
Hoewel het heel vaak gebeurt en op social media niet is te voorkomen, mag het strikt gezien niet. Je kunt het beste vooraf duidelijk communiceren met je ouders en vrijwilligers dat je foto’s en video’s gebruikt voor bijvoorbeeld je website en netwerken op social media. Vaak heeft niemand daartegen bezwaar, omdat het op die manier leuk is om terug te kijken op bijvoorbeeld een kamp. Echter, heeft iemand wel bezwaar, ga hier dan secuur mee om en zorg dat je die foto’s en video’s niet verspreid. Wil je meer achtergrondinformatie over de wet- en regelgeving rondom het maken van foto's? Ga dan naar de pagina over gebruik foto's en video's.

Communicatie met jeugdleden via social media
Voor jeugdleden heeft leiding een voorbeeldfunctie en ze zien je meestal als een van hun beste maatjes. Ook op social media. Daarom gebeurt het regelmatig dat jeugdleden leiding uitnodigen om vriend te worden. Hoe je hiermee omgaat, is aan jou als leiding, of breder, naar de afspraken die er binnen jouw groep over social media zijn gemaakt. Je hebt een voorbeeldfunctie en een bepaalde rol binnen Scouting. Is de content op jouw persoonlijke profiel in lijn met die voorbeeldfunctie en je rol, dan is er niet per sé iets aan de hand. Heb je het op je profielpagina met je vrienden over bijvoorbeeld uitgaan of gebeurtenissen in je privé-omgeving, dan is het niet verstandig vrienden te worden.

Het advies vanuit Scouting Nederland is om géén vriend of follower te worden op social media met minderjarige (jeugd)leden. Het staat je vrij om hier binnen de groep afspraken over te maken. Houd daarbij goed in de gaten wat de implicaties zijn als je je op social media bevriend met jeugdleden. Nodig ze in eerste instantie niet zelf uit. Laat het initiatief bij het jeugdlid, om zo scheve verhoudingen te voorkomen. Je kunt vervolgens zelf bepalen of je de uitnodiging accepteert. Je mag natuurlijk altijd communiceren met je jeugdleden. Ook online. Omdat dit in geval van bijvoorbeeld privéberichten minder transparant is dan een ouderwetse brief per post, adviseren we je om in zo’n geval altijd de ouders en/of medeleiding in te kopiëren om vervelende situaties te voorkomen. Een andere optie is om een publieke post te doen in het profiel van het betreffende lid, dan kan iedereen meekijken. Op die manier behouden we ook online een veilige omgeving voor leden. Hoe om te gaan met ongewenst gedrag staat beschreven in het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland. Dit geldt ook voor gedrag op social media.

Leden werven via social media
Met een klein budget veel mensen bereiken: het kan met online advertising via zoekmachines en social media. Waar het adverteren in traditionele media zoals een lokale of regionale krant vaak onbetaalbaar is voor Scoutinggroepen, bieden social mediakanalen kansen om net wél die extra aandacht te genereren die je nodig hebt. Een bijkomend voordeel is het feit dat online advertising héél erg doelgroepspecifiek kan worden ingericht. Het effect van je advertentie is daarmee veel groter. Wil je meer weten over de mogelijkheden en de voor- en nadelen? Download dan het infoblad Online advertising.

Bekijk ook de webinars Facebook Marketing en Instagram Marketing op ons YouTubekanaal.

Scouting Nederland heeft verschillende standaard templates voor het Content Management Systeem Joomla! en Wordpress beschikbaar voor jouw groep of regio. De templates zijn geschikt voor Joomla!-versies 3.x en Joomla 4.x en voor Wordpress-versie 5.6 en hoger. Deze templates zijn ontwikkeld binnen de huisstijl van Scouting Nederland en op veel vlakken te personaliseren en aan te passen aan de identiteit van je groep of regio. Om gebruik te kunnen maken van het template, gelden een aantal spelregels.

Spelregels groepen
Via deze website kun je verschillende standaard templates bekijken en downloaden. Voor de TC3 variant van Joomla geldt dat er een uitgebreide handleiding in de ZIP meegeleverd is. TC3 is alleen beschikbaar voor Joomla 3.x en werkt niet in Joomla 4. De TC3 van WordPress wordt zonder handleiding geleverd. De TC4 variant worden op een andere manier aangeboden, met een update systeem, zodat we bugfixes en uitbreidingen makkelijk naar iedereen kunnen distribueren. Hieronder vind je de urls en een korte beschrijving van hoe je ze kan installeren. Voor vragen, advies, support en ondersteuning bij de installatie en het gebruik van het template kun je contact opnemen met werkgroep CMS van Team internet. Bugfixes worden bijgehouden in de te downloaden templates. Voor specifieke verzoeken, template-aanpassingen of het melden van bugs, kun je ook terecht bij de werkgroep CMS van Team internet.

Spelregels regio's
Scoutingregio's nemen voor gebruik van het template contact op met Landelijk team Communicatie. Omdat er voor regio's meerdere opties mogelijk zijn en er meer ondersteuning mogelijk is, is het belangrijk om met elkaar de mogelijkheden te bekijken. Nadat je contact hebt opgenomen, krijg je een contactpersoon toegewezen die zorg draagt voor een snelle en gedegen lancering van je vernieuwde website. De stappen zijn vervolgens globaal als volgt (je contactpersoon informeert je verder):

• Maak in overleg met je contactpersoon een keuze voor een van de templates (TC3 of TC4 worden nu nog aangeboden).
• Zorg dat je geregistreerd staat als webmaster van je regio, terrein of project in Scouts Online.
• Indien nodig wordt het template geïnstalleerd op de huidige Joomla!-omgeving van je groep of er wordt een (gratis) website-omgeving voor je groep ingericht.
• Bepaal in overleg met je contactpersoon op welke datum je wilt overstappen op de nieuwe website.

Installeren
Joomla (3.x): Download de handleiding en lees deze door. Zeker voor de menu's zijn een aantal instellingen nodig die niet zonder de handleiding te vinden zijn. De template kan je in Joomla! installeren vanaf de url https://extensions.scouting.nl/templates/pkg_scouting_tc4.zip. Je kan ook de ZIP downloaden en die in je eigen site weer uploaden. Wil je eerst de pagina's opties eens bekijken? Check dan de Joomla! voorbeeldsite.

Joomla (4.x): De handleiding wordt nog bijgewerkt voor Joomla 4, maar de handleiding van Joomla 3 is op hoofdlijnen ook al wel te gebruiken voor Joomla 4. De template kan je in Joomla! installeren vanaf de url https://extensions.scouting.nl/templates/pkg_j4scoutingtc4.zip. Je kan ook de ZIP downloaden en die in je eigen site weer uploaden. Let op! Voor het uitvoeren van een update van Joomla 3.10 naar Joomla 4 zijn een aantal belangrijke stappen nodig. Deze hebben we beschreven in een update handleiding.

WordPress: Download de handleiding en lees deze door. Vraag een key aan via cms@support.scouting.nl. Vermeld in de aanvraag de url van de website en de groepsnaam. De template voor WordPress kan je downloaden en installeren vanaf https://extensions.scouting.nl/templates/wp/wp-tc4_scouting2020.zip. Wil je eerst de pagina's opties eens bekijken? Check dan de WordPress voorbeeldsite. De oudere TC3 templates kan je hieronder vinden. Heb je leuke foto's nodig om je site aan te kleden? Op de Joomla! voorbeeldsite kan je ook heel veel Scouting stockfoto's vinden die je kunt gebruiken.

Aanbevolen extensies voor Joomla!
Regio's die gebruik maken van de ondersteuning van Scouting Nederland krijgen een standaard Joomla!-installatie waarbij de meestgebruikte extensies al zijn geïnstalleerd. Regelmatig krijgen we de vraag van groepen, welke extensies wij adviseren te gebruiken. Van onderstaande extensies is waar mogelijk ook al 'styling' meegenomen in de te downloaden Scoutingtemplates. Je vindt de laatste versie van de extensies via de extension directory.

Documentbeheer / downloads: DocMan en Phocadownload
Fotogallery / Fotoslider: Phocagallery en Joomla Works Frontpage slide show
Evenementen: Jevents
Modulebeheer / modules in tekst: Regular labs advanced modulemanager, Regular labs modules anywhere, Formulieren RSForm!
Content: Regular labs - diverse extensies
Handig: JCE editor en plugins en diverse extensies van Regular labs

Het is natuurlijk supertof om Freek in te zetten voor bijvoorbeeld ledenwerving! Je kan onderstaande foto's gebruiken in posters, flyers of online, op voorwaarde van de volgende spelregels:

• De foto's mogen, in verband met rechten, alleen in verhouding worden geschaald en verder niet worden gewijzigd.
• Bij elk gebruik van de foto's moeten de volgende fotocredits worden meegegeven: Mike van den Toorn.
• Het is niet toegestaan om de foto's te gebruiken om producten of merchandise van een Scoutingorganisatie te verkopen / promoten.
• De foto's mogen alleen worden gebruikt ter promotie van Scouting in Nederland. Hierbij moet altijd worden gezorgd dat de uitingen geen afbreuk doen aan de goede naam en reputatie van prof. dr. Freek Vonk en Scouting Nederland.

Wie Googlet er niet? Daarom is het fijn als je Scoutingterrein goed vindbaar is, óók op Google Maps. Herkenbaar als Scouting en met de juiste naam, website en eventueel foto's om een impressie te geven.

SPF staat voor Sender Policy Framework, een protocol om spam in e-mail te verminderen. Men hoopt e-mail spoofing en spam te verminderen door vast te stellen of de verzender van een e-mailbericht gerechtigd is te verzenden namens de vermelde afzender van het bericht. Als je SPF correct hebt ingesteld geef je daarmee aan dat de Scouts Online servers van Scouting Nederland toestemming hebben om mail te versturen uit naam van het domein van je Scoutinggroep. Dit moet uitgevoerd worden door de beheerder van het eigen domein om te voorkomen dat mail die vanuit Scouts Online (of andere platformen) namens de groep verstuurd in de spambox van de gebruiker terecht komt.