Ledenadministratie Scouts Online
Scouts Online, ook wel SOL genoemd, is de naam voor alle administratieve internetmodules van Scouting Nederland. Scouts Online helpt je met de ledenadministratie en de financiën in je groep of regio, maar je kunt je er ook eenvoudig en snel inschrijven voor evenementen en trainingen. De Scouts Online-modules zijn beschikbaar in het Nederlands en Engels. De ontwikkeling van Scouts Online gaat nog iedere dag door. Nieuwe modules en tools worden gefaseerd ontwikkeld en ingevoerd. Op deze pagina vind je meer informatie over de bestaande modules binnen Scouts Online en kun je de handleidingen downloaden. Je kunt ook de veelgestelde vragen bekijken.
Overstap naar Scouts Online 3.0
Waarom een nieuw systeem?
Het is een stap om de dienstverlening en bedrijfsvoering te ondersteunen, verder te professionaliseren en de vereniging gereed te maken voor de toekomst. Het besluit is genomen met het oog op continuïteit, (data)veiligheid en de schaarsheid op de arbeidsmarkt die het lastig maakt om de juiste programmeurs te vinden. Scouting is geen ICT-bedrijf, de samenwerking met een gespecialiseerde partner biedt veel voordelen: we kunnen profiteren van veel kennis en ervaring en kunnen meeliften op best practices van vergelijkbare non-profit organisaties.
Wat zit in SOL 3.0 en wat zal niet beschikbaar zijn in SOL 3.0
Op hoofdlijnen zit de volgende functionaliteit in SOL 3.0:
Ledenadministratie
- Vrijwilligersadministratie
- Kwalificaties
- Lidmaatschappen
Contributie
- Integratie met landelijke financiële administratie
Communicatie
- Integratie met bulk emailtool
Gebruikers
- Rollen
- Rechten
Evenementen
Locaties
- Gebouwen
- Vloot
Support en ondersteuning
Vervanging van OTRS is voorzien (tbv landelijk vrijwilligers)
De volgende functionaliteit is wel beschikbaar in SOL 1.0 maar zal niet beschikbaar zijn in SOL 3.0:
- Organisatie specifieke formulieren, de inhoud van organisatie specifieke formulieren wordt niet overgezet naar SOL3.0;
- HRM module;
- Verhuurmodule (zie ook FAQ)
In de loop van 2025 zullen de nodige managementrapporten worden gebouwd in SOL 3.0, bij de overgang begin 2025 zullen er geen of heel beperkte management rapporten beschikbaar zijn.
SOL 3.0 is niet geschikt voor de opslag van medische gegevens zoals verzorgingsformulieren.
FAQ's Scouts Online 3.0
-
Het huidige systeem Scouts Online (SOL) draait op een verouderd systeem, dit geeft veiligheidsrisico’s (bv een datalek) en technische risico’s (bv instabiliteit) voor de vereniging. Daarom is eind 2019 gestart met de bouw van SOL 2.0. Omdat het lastig is om in de huidige arbeidsmarkt goede ontwikkelaars aan te trekken, werd het een steeds grotere uitdaging om een nieuwe versie van SOL op te kunnen leveren.
-
Toen we begonnen aan de bouw van SOL 2.0 leek dat de beste optie vanwege de vele specifieke wensen die Scouting heeft voor een ledenadministratiesysteem en de kosten die een externe partner met zich mee zou brengen. Inmiddels weten we dat het zelf-ontwikkelen ook veel uitdagingen en kosten met zich meebrengt en is outsourcing toch een betere keuze tegen vergelijkbare kosten.
-
De contributie gaat niet omhoog vanwege het nieuwe systeem. De kosten voor de samenwerking met een externe partij zijn vergelijkbaar met de kosten om te ontwikkelen met eigen mensen. Salesforce heeft bovendien een speciaal aanbod voor maatschappelijke organisatie als Scouting waardoor kosten vele malen lager liggen dan voor een commercieel bedrijf. Er zijn tariefafspraken gemaakt voor een periode van vijf jaar waarmee we een goed financieel overzicht hebben kunnen maken.
-
Dit jaar verandert er nog niets en blijft Scouts Online gewoon beschikbaar zoals je gewend bent. Uitgangspunt is om het nieuwe systeem voor het einde van 2024 / begin van 2025 te implementeren en in gebruik te namen. We houden jullie uiteraard op de hoogte van de ontwikkelingen rondom de verhuizing van ons CRM-systeem. We kunnen al wel zeggen dat Salesforce bekend staat om zijn gebruiksvriendelijkheid.
-
Een ander CRM-systeem voor de bedrijfsvoering en ondersteuning betekent nieuwe mogelijkheden en in een aantal gevallen ook het afscheid nemen van bestaande mogelijkheden. Het is niet de bedoeling dat iedere functionaliteit van SOL ook in het nieuwe systeem terugkomt. Dat was ook al niet de bedoeling met SOL2. Uitgangspunt bij het inrichten van het nieuwe systeem is een gebruiksvriendelijk, eigentijds CRM-systeem waarmee we toekomstbestendig zijn. In de basis gaan we uit van ledenadministratie, betalingen, inschrijvingen evenementen en verzorgen van mailingen.
-
Er is met verschillende partijen gesproken en er zijn diverse offertes opgevraagd. De kosten, gebruiksvriendelijkheid en mogelijkheden zijn doorslaggevend geweest. Salesforce kwam op alle vlakken als beste uit de bus, vooral omdat er veel gebruikers binnen Scouting zijn en dus veel licenties nodig. Salesforce heeft een speciaal tarief voor maatschappelijke organisaties.
-
De overgang van SOL naar het CRM-systeem van Salesforce is een groot verandertraject. Om dit succesvol te laten verlopen, stellen we een multidisciplinaire programmagroep samen waarbij zowel beroepskrachten en vrijwilligers worden betrokken. Deze groep zorgt samen met de externe implementatiepartner voor realisatie en implementatie van het nieuwe CRM-systeem.
-
Voordat we de training kunnen ontwikkelen, moeten we eerst het nieuwe systeem inrichten. Hier gaan we de komende weken aan werken. Je kunt er in elk geval vanuit gaan, dat er voor iedereen die met het systeem gaat werken, een training komt voordat we overstappen. De trainingen bestaan uit webinars, korte instructievideo's en handleidingen in pdf. Zodra de trainingen beschikbaar zijn, communiceren we hierover.
-
Nee, in principe niet. Via een zogenaamde centrale datamigratie wordt de data vanuit SOL in het nieuwe systeem overgezet.
-
In de periode april t/m september zijn we druk om het systeem in te richten op een manier die Scouting het beste ondersteunt, het ontwikkelen van trainingen, overzetten van de data vanuit Sol naar Salesforce en het trainen van o.a. de helpdesk. In september en oktober doen we een pilot bij een aantal groepen en regio’s/admiraliteiten zodat we in november en december de laatste wijzigingen kunnen doen voordat we overgaan naar het nieuwe systeem.
-
De VOG-gegevens worden van SOL 1.0 (het huidige systeem) naar SOL 3.0 overgezet, hier hoef je als groep geen extra inspanning voor te doen.
-
In de data migratie van SOL 1.0 naar SOL3.0 (Salesforce) worden evenementen niet meegenomen. De reden hiervoor is dat het concept van evenementen in SOL3.0 significant anders is dan in SOL 1.0 waardoor overzetten onmogelijk is. Voor alle evenementen na 1 januari 2025 is het onze aanbeveling om een formulier uit te sturen (bv Microsoft of Google gebaseerd) waarop mensen hun interesse kunnen aangeven en dan na overgang naar SOL 3.0 een link naar het juiste inschrijfformulier te sturen.
Handleidingen SOL 3.0
Veel gestelde vragen Scouts Online 1.0
Ik kan (nog) niet inloggen, wat moet ik doen?
Als je nog geen account hebt, of je weet je accountgegevens niet meer, dan kun je die via onderstaande links aanvragen of herstellen.
- Een nieuw account aanvragen
- Log-ingegevens vergeten / account herstellen
- Overige problemen bij het inloggen
Mijn adres klopt niet meer, hoe kan ik dit wijzigen?
Log-in op Scouts Online en ga naar 'Mijn Scouting' en vervolgens naar 'Mijn adressen'. Voeg eerst je nieuwe adres toe door op de button 'Adres toevoegen' te klikken. In het overzicht van je adressen zie je vervolgens je oude en nieuwe adres(sen) staan. Klik op de straatnaam van het adres dat je wilt verwijderen. Klik rechtsonderin op 'Meer...' en vervolgens op 'Adres verwijderen'. Je kunt alleen een adres verwijderen als er minimaal één adres over blijft en dat nieuwe adres is geselecteerd onder 'Mijn basisgegevens'.
Wat is een hoofdfunctie in Scouts Online en hoe kan ik een hoofdfunctie wijzigen?
De hoofdfunctie van een lid geeft aan welke functie contributieplichtig is voor de landelijke contributie. De groep of het organisatieonderdeel waar de hoofdfunctie toe behoort, betaalt dus de landelijke contributie voor de betreffende persoon. De overige groepen of organisatieonderdelen waar de persoon lid van is, betalen voor deze persoon dan geen landelijke contributie.
De hoofdfunctie wordt automatisch bepaald door Scouts Online, volgens onderstaande regels:
- Als het lid één functie heeft, dan is dat de contributieplichtige functie.
- Als het lid meerdere functies heeft, gelden de volgende regels in deze volgorde:
- De contributieplichtige functie ligt in de laagste organisatie van laag naar hoog: lokale groep, plusscoutskring, regio, steunpunt, landelijke organisatie.
- Als het lid één functie heeft in een laagste organisatie, dan is dat de contributieplichtige functie.
- De contributieplichtige functie ligt in de laagste speleenheid, van laag naar hoog: bevers, welpen, scouts, explorers, roverscouts, plusscouts, team, bestuur.
- Als het lid één functie heeft in een laagste speleenheid, dan is dat de contributieplichtige functie.
- De contributieplichtige functie is de functie met de oudste startdatum.
- Als het lid één functie heeft met de oudste startdatum, dan is dat de contributieplichtige functie.
- De contributieplichtige functie is de functie met het laagste unieke database id
- De contributieplichtige functie ligt in de laagste organisatie van laag naar hoog: lokale groep, plusscoutskring, regio, steunpunt, landelijke organisatie.
Het is wel mogelijk om je standaardrol (de functie waarmee je inlogt in Scouts Online) te wijzigen. Je standaardrol is niet hetzelfde als je hoofdfunctie. Dat doe je in het menu dat getoond wordt als je met de muis over je huidige rol rechtsboven in het scherm beweegt. Er is dan een optie 'standaardrol'. Klik op deze optie en je kunt je standaardrol selecteren uit al jouw functies.
Ik ben lid van meerdere groepen. Hoe kom ik bij een andere groep?
Als je inlogt in Scouts Online krijg je in één keer permissies voor alle functies die je in een bepaalde organisatie hebt. Dat is de 'actieve' organisatie. Je kunt rechtsboven met je muis kiezen voor een andere actieve organisatie. Op dat moment krijg je toegang tot de gegevens van die organisatie. Je kunt via je gebruikersinstellingen een standaard organisatie kiezen, die je krijgt bij het inloggen. De gebruikersinstellingen is de onderste optie bij het menu dat je krijgt als met je muis over de actieve organisatie gaat.
Waarom zijn er verschillende rollen (functies) te zien en wat houdt dat in?
Je rol (of functie binnen een organisatie) is gekoppeld aan permissies in Scouts Online. Zo zie je als leiding alleen de leden van je eigen speltak, maar kun je als bestuurslid meer zien over de gehele groep. Door rechtsbovenin op je naam te klikken, kun je switchen tussen rollen. Onder 'Mijn instellingen' in ditzelfde menu, kun je je standaard rol selecteren. Deze standaard rol wordt automatisch gekozen als je inlogt.
Hoe kan ik een lid overvliegen in Scouts Online?
Het overvliegen van leden gebeurt vanuit het ledenoverzicht van de betreffende speleenheid. Volg de volgende stappen om het leden te laten overvliegen:
- Kies ‘Organisatie’ en dan menu ‘Speleenheden’ onder de groepsnaam.
- Kies de speleenheid waar de leden nu in zitten.
- Kies de tab/link ‘Leden’ in het menu boven de speleenheidgegevens.
- Vink de leden aan die je wilt laten overvliegen, (de vinkjes kunnen in de eerste kolom van de lijst gezet worden).
- Kies onderaan in de lijst bij Uitvoeren, ‘Overvliegen’ (staat standaard op mail sturen).
- Klik op de knop Uitvoeren.
- Hierna komen er schermen waarin je de nieuwe speltak kunt selecteren en eventueel de functie. Dit wijst zich vanzelf.
Bekijk voor meer informatie de basishandleiding Scouts Online.
Waarom kan ik als secretaris of gegevensbeheerder het e-mailadres van een lid niet wijzigen?
In bepaalde gevallen is het voor secretarissen en/of gegevensbeheerders niet mogelijk het e-mailadres van een lid te wijzigen. Dit is het geval bij leden die actief zijn in meer dan één groep of organisatieonderdelen. Dit heeft direct te maken met het feit dat het mogelijk is een inlogaccount te 'kapen' als je het e-mailadres van iemand kunt wijzigen en zijn of haar geboortedatum weet. Leden die alleen lid zijn van jouw eigen organisatie (groep, regio of team) hebben per definitie minder rechten dan jij in Scouts Online. Op het moment dat iemand echter lid is van meerdere organisaties, dan kan het zo zijn dat het betreffende lid op basis van zijn/haar andere functie(s) veel meer rechten heeft in Scouts Online dan jijzelf.
Neem als voorbeeld een helpdeskmedewerker die inzicht heeft in alle leden van Scouting Nederland. Als een helpdeskmedewerker ook actief is als kaderlid in één van jouw speleenheden dan kan jij door het account te kapen van deze persoon toegang krijgen tot data in Scouts Online waar je op basis van je eigen functies geen toegang toe zou mogen hebben.
Natuurlijk zou 99% van de gegevensbeheerders en secretarissen het niet bedenken om deze mogelijkheid te misbruiken. Echter, er moet rekening gehouden worden met die 1% (of nog minder) van de mensen die hier wel misbruik van zou willen maken. Omdat het erg lastig is om exact te bepalen wanneer een persoon meer rechten in Scouts Online heeft dan de persoon die zijn e-mailadres wil wijzigen, is besloten de controle heel basaal te houden. Is een persoon dus lid van meer dan één organisatieonderdeel, dan kan alleen hij/zij zelf of de secretaris/gegevensbeheerder van het hoogste organisatieonderdeel het e-mailadres aanpassen. Omdat dit soms problemen geeft, heeft de helpdesk ook de mogelijkheid het e-mailadres van deze mensen aan te passen. Stuur daarvoor een mail naar helpdesk@scouting.nl.
Ik wil graag beter leren werken met Scouts Online. Zijn er trainingen?
Ja, jaarlijks zijn er verspreid in het land diverse trainingen. Houd @-scout in de gaten voor de actuele data. Indien er een training bij jou in de buurt is, ontvang je hiervan ook bericht. De actuele trainingen kun je terugvinden in Scouts Online onder 'Vrijwilligers' - 'Inschrijven trainingen'. Je kunt in elk geval zoeken op Spreekuur dr. SOL en je daarvoor aanmelden.
Hoe werkt de incasso van contributie via Scouts Online?
Er zijn verschillende vormen van contributie en incasso's. Zo is er de regiocontributie en landelijke contributie, maar kun je als penningmeester ook alle financiële zaken van je groep regelen in Scouts Online met de financiële module. Voor deze modules zijn uitgebreide handleidingen beschikbaar:
- Handleidingen en tips financiële module (o.a. groepscontributie)
- Handleiding en instructie landelijke contributie
Als ik ben ingelogd in Scouts Online, waar ben ik dan nog meer ingelogd?
Als je inlogt op één van de websites van Scouting Nederland, waaronder Scouts Online, ben je automatisch ingelogd op alle andere Scouting Nederland websites. Sommige groepen en regio's maken gebruik van dezelfde log-in-functionaliteit. Je kunt daar dan ook automatisch ingelogd zijn. Je kunt hier meer over vinden op https://login.scouting.nl.
Waarom zie ik een training of evenement van mijn groep of regio niet in het overzicht met alle activiteiten?
Alleen als er door de beheerder van de activiteit een doelgroep gespecificeerd wordt, kan de activiteit getoond worden in het overzicht. Veelal zal een inschrijflink gecommuniceerd worden door de organisator. Gebruik deze link dan om je in te schrijven, of vraag de link op bij de organisatie.
Wat is het verschil tussen een lid aanmelden en een lid registreren?
Met het aanmelden van een lid wordt een lid nog geen lid van Scouting Nederland, maar een aantal gegevens worden al wel in Scouts Online geplaatst. Dit is bijvoorbeeld van toepassing bij het hanteren van een wachtlijst, of als een lid zich aangemeld heeft maar eerst een aantal keer vrijblijvend komt kijken bij de groep. Een lid registreren is het daadwerkelijk lid maken van een persoon. Aangemelde leden kun je via het overzicht selecteren en vervolgens registreren, zodra ze daadwerkelijk besluiten lid te worden.
Kan ik leden van mijn groep mailen via Scouts Online?
Ja, het is mogelijk om de leden van je groep en/of speltak(ken) te mailen via Scouts Online. Afhankelijk van je rol en de daar bijbehorende permissies kun je naar een speltak of naar bijvoorbeeld de hele groep mailen. Je kunt via het menu 'Organisatie' direct leden van je speleenheid of organisatie mailen door te klikken op 'E-mail sturen'. Het is ook mogelijk om vanuit het ledenoverzicht ('Leden' of 'Aangemelde leden'), leden te selecteren en via de dropdown onderaan de pagina te kiezen voor mailen.
Kan ik bijlages versturen via de mailoptie in Scouts Online?
Je kunt één of meerdere bijlages toevoegen aan de e-mail. Deze bijlages worden direct na het verzenden weer van de SOL-servers verwijderd. Hiervoor gelden de volgende restricties:
- Een bijlage mag niet groter zijn dan 5 MB.
- Het totaal aan bijlages mag niet meer zijn dan 20 MB.
- Het mogen alleen office-documenten, PDF's of afbeeldingen zijn.
Waarom moet akkoord worden gegeven op het huishoudelijk reglement bij het inschrijven van een lid en waarom moet een lid daarop gewezen worden?
Scouting Nederland vindt het belangrijk dat al haar leden op de hoogte zijn van het huishoudelijk reglement. In het huishoudelijk reglement staat beschreven hoe scouts binnen de vereniging met elkaar omgaan. Oftewel, wat zijn de rechten en plichten van de leden?
Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur dat alle leden (jeugd- en kaderleden) en/of hun wettelijke vertegenwoordigers op de hoogte zijn van het bestaan van het huishoudelijk reglement en hoe ze kennis kunnen nemen van de inhoud. Als secretaris of gegevensbeheerder ben je in deze de vertegenwoordiger van het bestuur en daardoor (mede)verantwoordelijk voor deze opdracht.
Het is aan de groep om te bepalen hoe deze opdracht geïmplementeerd wordt. Je kunt een verwijzing naar het huishoudelijk reglement opnemen op het inschrijfformulier, maar je kunt er ook voor zorgen dat er altijd een exemplaar ter inzage ligt in het Scoutinggebouw of het expliciet bespreken met nieuwe leden. Het is daarbij goed mogelijk om daarin nog een verschil te maken tussen kader- en jeugdleden. Het huishoudelijk reglement is voor iedereen als download beschikbaar.
Handleidingen SOL 1.0
