Klachtenprocedure
Ben je in een vervelende situatie terecht gekomen bij je Scoutinggroep, op een Scoutingevenement of in een andere Scoutingomgeving? Kom je er onderling niet uit en wil je een klacht indienen? Hieronder staat beschreven waar je terecht kunt met jouw klacht en hoe deze wordt behandeld.
Bij wie?
Scouting is een grote organisatie, waar diverse teams en personen verantwoordelijkheden hebben. Het is belangrijk om na te gaan bij wie een klacht thuishoort, zodat deze zo snel mogelijk behandeld kan worden. Ga daarom na over wie de klacht gaat en waar je de klacht kan neerleggen:
Een klacht over een jeugdlid, leider of een groep scouts gaat doorgaans over een activiteit van een lokale scoutinggroep of kring. Elke scoutinggroep en kring is een lokale vereniging met een eigen bestuur. De contactgegevens van het bestuur zijn te vinden op de website van de scoutinggroep of via deze website.
- Bestuur lokale scoutinggroep of plusscoutskring
Naast de scoutinggroepen zijn er andere lokale organisaties actief die de groepen ondersteunen. De vrijwilligers organiseren bijvoorbeeld activiteiten of beheren gebouwen en terreinen. Ook hier is het in eerste instantie belangrijk dat een klacht bij de lokale organisatie terecht komt.
- Bestuur regio of andere lokale organisatie
De overkoepelende organisatie bestaat uit diverse teams, organiseert activiteiten en beheert diverse kampeerterreinen. Een klacht over een landelijk onderdeel wordt in behandeling genomen door Team Juridische Zaken of Team Sociale veiligheid van het landelijk servicecentrum. Je kunt je klacht sturen naar socialeveiligheid@scouting.nl. Dit team zorgt ervoor dat de klacht bij de juiste afdeling terecht komt. Ook als niet goed bekend is wie een klacht betreft, of als het niet mogelijk is contact te leggen met een lokaal bestuur, kun je een bericht sturen naar Team Sociale veiligheid.
- Scouting Nederland
Procedure
Op lokaal niveau neemt het bestuur de klacht in behandeling en onderzoekt wat er gebeurd is. Afhankelijk van de klacht gaan zij met betrokkenen in gesprek en bieden waar nodig en mogelijk een oplossing. Het is mogelijk dat een lokaal bestuur ondersteuning vraagt bij de regio of het landelijk niveau, bijvoorbeeld bemiddeling, informatie of advies.
Op landelijk niveau doet Team Juridische Zaken of sociale veiligheid het volgende:
- Ontvangst van de klacht bevestigen.
- Als het een lokale organisatie betreft contact opnemen met die organisatie en hen vragen de klacht verder te behandelen.
- Als het een landelijk team betreft contact opnemen met het betreffende team en samen bekijken hoe de klacht kan worden afgehandeld.
- Elke klacht wordt gedurende de looptijd geregistreerd.
- Zo mogelijk wordt de degene die de klacht heeft ingediend, gewezen op de mogelijkheden om bemiddeling of geschilbeslechting aan te vragen.
- Wanneer een klacht een landelijk team betreft, zal in voorkomende gevallen deze in behandeling worden gegeven aan de directie of het landelijk bestuur van Scouting Nederland.
Mogelijkheden
Scouting heeft een aantal onafhankelijke commissies die in het geval van een conflict ingeschakeld kunnen worden. In eerste instantie wordt geadviseerd om gebruik te maken van bemiddeling. Daarbij gaat een onafhankelijke gespreksleider met betrokkenen in gesprek en deze proberen te bewegen naar een oplossing van het geschil. Bemiddeling kan gedaan worden door de regio, door een externe of door de landelijke bemiddelingscommissie (LBC). Inschakelen van de LBC kan door een bericht te sturen naar: bemiddeling@scouting.nl. Vermeld contactgegevens van de betrokkenen en i kort wat er aan de hand is.
Let op: bemiddeling kan alleen als alle betrokkenen hiermee instemmen en werkt alleen als de bemiddelaar onpartijdig is.
Als bemiddeling niet werkt, kan elk lid of orgaan een uitspraak vragen van de geschillencommissie. Deze commissie oordeelt over een situatie aan de hand van de regels binnen Scouting. Een beroep doen op de geschillencommissie kan alleen via het geschillenformulier. Dit kun je opvragen via geschil@scouting.nl.
