Stichtingen en verenigingen
Om de formele structuur van Scoutingonderdelen goed te regelen zijn ze in veel gevallen een stichting of vereniging. Hiermee is er een formele rechtspersoon waarin overleg, besluitvorming en bestuur zijn geregeld, waarin eigendomszaken zijn ondergebracht en waarin de financiële gang van zaken is geregeld.
Voor groepen geldt dat de landelijke raad van Scouting Nederland in 2006 heeft besloten dat Scoutinggroepen een formele groepsvereniging moeten zijn. De groepen zijn de eenheden waarin het Scoutingspel wordt gespeeld en is een verzameling van leden. Tot zij een groepsvereniging zijn, vormen deze groepen een informele vereniging. Eventueel kan een beheerstichting ter ondersteuning van een Scoutinggroep op gebied van gebouw en materiaal worden opgericht. Een zelfstandige plusscoutskring dient ook een formele vereniging te zijn. Ook bij een regio kan een ondersteunende stichting bestaan. Er zijn diverse informatiebladen en downloads beschikbaar voor het oprichten van een rechtspersoon, wijzigingen in de structuur of in statuten.
UBO registratie
Op 23 juni 2020 heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel tot implementatie van het UBO-register aangenomen. Rechtspersonen, ook stichtingen en verenigingen binnen Scouting moeten zelf hun UBO’s registreren bij het UBO-register, dat wordt beheerd door de Kamer van Koophandel (KvK). In dit informatieblad lees je hoe dit werkt en wat je moet doen.
WBTR - wet bestuur en toezicht rechtspersonen
Op 1 juli 2021 is de de wet 'bestuur en toezicht rechtspraak' ingegaan. Verenigingen en stichtingen moeten een aantal bestuurszaken regelen en deze voor deze tijd vastleggen. Wanneer dit niet geregeld is, kan dit gevolgen hebben voor aansprakelijkheid.
Oprichten vereniging of stichting
Er zijn diverse informatiebladen en downloads beschikbaar voor het oprichten van een rechtspersoon, wijzigingen in de structuur of in statuten.
Groepsvereniging oprichten
De vereniging is aansprakelijk voor groepsaangelegenheden. Bij het bestaan van een beheerstichting is deze aan te spreken voor de beheertaken die zij op zich heeft genomen. Bestuurders van beide rechtspersonen zijn aansprakelijk bij wanbestuur. Iedereen heeft altijd een mate van wettelijke aansprakelijkheid.
De link tussen beide zit 'm in het doel en het bestuur van de stichting: het doel van de stichting is behulpzaam te zijn bij de verwezenlijking van het doel van de vereniging. De meerderheid van het stichtingsbestuur moet bestaan uit leden van de groepsraad van de groepsvereniging. Daarnaast wordt de vereniging op een aantal plaatsen in de statuten bij de stichting betrokken. Ook zullen er bindende afspraken gemaakt worden tussen beide.
Er zijn vier mogelijke bestaande situaties:
- Groepsvereniging;
- Groepsvereniging en een beheerstichting;
- Groepsvereniging, die samen met andere groepsvereniging een overkoepelende beheerstichting delen;
- Groepsvereniging met banden met een niet-Scoutingstichting (bijvoorbeeld een kerk).
Alle downloads die je nodig hebt bij het oprichten van een groepsvereniging. Neem in een vroeg stadium contact op met Landelijk team Juridische Zaken. De modelstatuten zijn vernieuwd in mei 2021 met aanpassingen rondom de WBTR en digitaal stemmen. Van een bestuurswijziging moet melding worden gemaakt bij de Kamer van Koophandel waar de vereniging en stichting ingeschreven staan. Vervolgens dient de wijziging te worden doorgevoerd in Scouts Online (functie(s) beëindigen cq. toewijzen).
Beheerstichting oprichten
Standaard is er voor gekozen de bestaande stichting om te vormen naar een beheerstichting door een statutenwijziging. Sommige groepen kiezen er echter voor liever alleen als groepsvereniging door te gaan, zonder stichting. Het gaat dan om groepen waar er geen eigen gebouw in de stichting zit of komt en die een klein vermogen hebben. In dat geval is de tweede optie ontbinding van de stichting. Beide opties vinden plaats naast de oprichting van de groepsvereniging. Er is ook de wettelijke mogelijkheid om de stichting om te zetten naar een vereniging
Voor elke rechtspersoon zijn er kosten voor het lidmaatschap bij de Kamer van Koophandel. Als er gekozen wordt voor een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, moet deze voor elke rechtspersoon apart worden afgesloten.
Aangezien de stichting doorgaans beheerder is van het gebouw en zij ook de verantwoordelijkheid draagt ten aanzien van het gebouw, kan zij daaromtrent beleid en regels opstellen. Natuurlijk is het wel zaak dat de regels passen binnen het beleid en de afspraken die er gelden tussen de stichting en de groepsvereniging. Het stichtingsbestuur mag het draaien van de groepen niet onmogelijk maken, maar mag zeker wel een gedegen besluit nemen ten aanzien van het gebouw, indien dat in haar beheer is.
Alle downloads die je nodig hebt bij het oprichten van een beheerstichting. Neem in een vroeg stadium contact op met Landelijk team Juridische Zaken. De modelstatuten zijn vernieuwd in mei 2021 met aanpassingen rondom de WBTR, digitaal stemmen en de geschillencommissie. Van een bestuurswijziging moet melding worden gemaakt bij de Kamer van Koophandel waar de vereniging en stichting ingeschreven staan. Vervolgens dient de wijziging te worden doorgevoerd in Scouts Online (functie(s) beëindigen cq. toewijzen).
Plusscoutvereniging oprichten
Alle downloads die je nodig hebt bij het oprichten van een plusscoutvereniging. Neem in een vroeg stadium contact op met Landelijk team Juridische Zaken. De modelstatuten zijn vernieuwd in mei 2021 met aanpassingen rondom de WBTR en digitaal stemmen.
Regio- of admiraliteitsvereniging oprichten
Regio’s en admiraliteiten hebben de gezamenlijke verantwoordelijkheid om groepen ondersteuning te bieden op verschillende thema’s. Scoutinggroepen vormen samen de regio's. Watergroepen komen ook samen in admiraliteiten. Waterscouting vormt een belangrijk onderdeel van onze vereniging. Ongeveer 20% van de Scoutinggroepen heeft een waterspeltak of is een volledige waterscoutinggroep.
Ga met jouw regio en/of admiraliteit aan de slag om de regio en interregionale admiraliteit om te vormen naar een formele vereniging met eigen statuten en huishoudelijk- en bestuursreglement. Tussen de regio’s en interregionale admiraliteiten worden de samenwerkingsafspraken vastgelegd in samenwerkingsconvenanten. Met modeldocumenten (hieronder te vinden) kun je makkelijk en snel aan de slag met jouw bestuur. Heb je hulp nodig met het maken van de juiste keuzes? Neem dan contact op via juridischezaken@scouting.nl.
Gebruik de stappenplannen om gezamenlijk tot goede afspraken en documenten te komen. Met stappenplan 1 richt je je op het maken en vastleggen van afspraken, met stappenplan 2 richt je je op het implementeren van die afspraken. Om te bereiken dat straks je regio of interregionale admiraliteit een formele vereniging is, zijn wat formele stappen nodig. Welke het beste is, hangt af van jullie situatie nu: is er nu een stichting of zelfs meerdere? Is er een gebouw of veel vermogen? In het document 'Info opties formeel proces notaris' lees je over de processen en situaties.
Als je zover bent, kun je de stap zetten om het formeel te maken bij een notaris. Er zijn twee opties: via een notaris bij jou in de buurt, of via notaris Spek & Van den Beld waar Scouting Nederland een collectieve afspraak mee heeft. Notaris Spek & Van den Beld rekent €711,75 voor het basisproces van het omzetten naar een vereniging. Deze basiskosten worden vergoed door Scouting Nederland. Het kan zijn dat er in jullie situatie nog meer nodig is, daar zijn geen prijsafspraken voor gemaakt. Het is namelijk onvoldoende bekend welke trajecten in de praktijk precies van toepassing zijn, dat kan bij iedere regio/admiraliteit anders zijn. Als je naar een andere notaris gaat vergoedt Scouting Nederland een bedrag van €700,- maximaal.
Een lokale goedgezinde notaris kan je ook prima van dienst zijn, het voordeel van notaris Spek & Van den Beld is dat ze van ons traject goed op de hoogte zijn en onze modelstatuten en de benodigde goedkeuring direct kunnen toepassen. Regel je het via een lokale notaris? Dan moet je de modelstatuten door Juridische Zaken van Scouting Nederland laten goedkeuren. Dit wordt gedaan door vrijwilligers (met juridische achtergrond), dus het kan even duren voordat je de goedkeuring in handen hebt. Houd hier rekening mee met het maken van afspraken met je notaris. Van een bestuurswijziging moet melding worden gemaakt bij de Kamer van Koophandel waar de vereniging en stichting ingeschreven staan. Vervolgens dient de wijziging te worden doorgevoerd in Scouts Online (functie(s) beëindigen cq. toewijzen).
Video's
Waarom regio's verenigingen worden
Uitleg voor groepen
