WBTR en UBO

Alle verenigingen en stichtingen in Nederland moeten vanaf 1 juli 2021 voldoen aan de nieuwe wet WBTR, de wet bestuur en toezicht rechtspersonen. Het is belangrijk hieraan te voldoen. Het verplicht je om over een aantal bestuurszaken (nogmaals) goed na te denken. In de wet zit een uitbreiding van de hoofdelijke persoonlijke aansprakelijkheid van bestuursleden, maar de wet gaat vooral over het reilen en zeilen binnen de vereniging.

Het ministerie van Justitie en Veiligheid stelt: ‘Het wetsvoorstel geeft vorm aan een professionaliseringsslag bij verenigingen en stichtingen. De noodzaak hiervan is gebleken na een aantal incidenten.’ Met incidenten bedoelt men financiële problemen, zelfverrijking van bestuurders, fraude en diefstal.

De wet spitst zich toe op een aantal zaken die ook voor 2021 al belangrijk waren om goed geregeld te hebben. Bijvoorbeeld als bestuurders tijdelijk uit beeld raken. Of wanneer een bestuurder een eigen belang heeft bij een besluit. Door hier regelgeving voor op te stellen creëert de overheid een stok achter de deur om hier over na te denken en dit vast te leggen.

Heb je algemene vragen over de WBTR, het stappenplan of iets anders wat hiermee te maken heeft? Stuur een mail naar Landelijk team Juridische Zaken.

Hoofdelijke aansprakelijkheid
De hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuurders is niet nieuw. Wanneer er duidelijk sprake is van wanbeleid, kan dit gevolgen hebben voor bestuurders. Door de regelingen in deze wet wordt de reikwijdte van die aansprakelijkheid wel groter, namelijk bij faillissement van de eigen rechtspersoon. En wanneer een bestuur niet kan aantonen deze zaken geregeld te hebben.

De WBTR heeft daarmee impact op het werk van bestuurders en aansprakelijkheid als er binnen de vereniging wat misgaat. Door afspraken en regels goed vast te leggen, wordt er duidelijkheid gecreëerd en het risico geminimaliseerd. Dat is goed voor zittende, maar ook voor toekomstige bestuursleden. Voordat ze ‘ja’ zeggen tegen een bestuursfunctie, zullen ze willen nagaan of de vereniging voldoet aan de WBTR.

Afspraken vastleggen
Op een aantal punten moeten verenigingen en stichtingen afspraken maken en deze per 1 juli 2021 vastgelegd hebben. Een aantal van die punten zijn niet aan de orde bij Scoutinggroepen of Scoutingstichtingen. Maar een aantal zeker wel. Het gaat om invloed van bestuurders en regelingen in specifieke omstandigheden.

Het kan zijn dat er naar aanleiding van de afspraken die je maakt een aanpassing nodig is van je statuten. Dat hoeft niet meteen maar kun je doen op een moment dat voor jullie past. Scouting Nederland heeft de eigen modelteksten in 2021 hierop aangepast, zodat deze als voorbeeld gebruikt kunnen worden. Deze vind je via deze pagina: Stichtingen en verenigingen. Hierbij zijn ook meteen aanvullingen gedaan rondom digitaal stemmen.

Elk bestuur is zelf aan zet en moet zelf de nodige stappen zetten om het te regelen. Er zijn enkele vergaderingen voor nodig, afspraken, bespreking met de groepsraad en tenslotte vastleggen van die afspraken.

Hieronder geven we de onderwerpen waar het over gaat kort weer. Je kunt daarmee zelf aan de slag.

Hulpmiddelen
Hieronder lees je in het kort over de onderwerpen uit de Wet. Er is vanuit onze samenwerking met andere verenigingen een uitgebreid stappenplan beschikbaar dat je door alle ins en outs leidt, waar je als Scoutingorganisatie met korting gebruik van kunt maken.

NOV heeft een checklist opgesteld die je op weg kan helpen.

In juni 2021 heeft het Ministerie van Justitie en Veiligheid een informatieblad uitgebracht.

Tijdens de besturenmaand van Scouting Nederland in april 2021 is er in het webinar over nieuwe regelgeving ook ingezoomd op de WBTR. Dat kun je hier terugkijken.

Ook heeft regio Zeeland een tweetal voorbeeld-documenten ter beschikking gesteld, die je zou kunnen gebruiken als hulpmiddel. Eén voor je vereniging of stichting, één voor een regio. Let op: Dit zijn in de praktijk gemaakte voorbeelden, dus leg deze bij gebruik naast je eigen statuten en kijk kritisch of de teksten (voor jouw organisatie) kloppen. Ze hebben geel gemarkeerd waar je in ieder geval even goed naar moet kijken. We raden aan om voor je vereniging en stichting aparte documenten te maken.

Zuyd Legal Lab heeft op eigen initiatief ook een stappenplan uitgebracht. Dit kun je eventueel als leidraad gebruiken. Dit is een algemeen stappenplan, sommige delen zullen niet op een scouting-organisatie van toepassing zijn (zie ook de toelichting op de onderwerpen hieronder).

Wat is een governance code en geldt die voor Scouting?
Een governance code is een gedragscode voor een bepaalde branche van organisaties. Bijvoorbeeld de overheid, zorgverzekeraars en banken hebben zo'n code. Voor Scouting geldt geen governance code. Je hoeft daar dus geen rekening mee te houden bij het maken van afspraken in het kader van de WBTR.

Als we nieuwe afspraken maken, moet ik dan ook de statuten aanpassen?
Ja, een enkele afspraak moet wel in je statuten verwerkt worden. Dat hoeft niet direct, dat hoeft pas op het moment dat het sowieso tijd is om de statuten aan te passen. Leg de afspraken wel goed vast op papier en zorg dat ze voor alle bestuurders toegankelijk zijn. Wanneer je met de statuten aan de slag gaat, gebruik je onze aangepaste modellen, die vind je hier. Je moet daarvoor langs een notaris. Dat mag bij elke notaris in Nederland. Scouting heeft met een notaris een kortingsdeal waar je bij aan kunt sluiten. Zie onderaan deze pagina voor meer informatie.

Zijn er modelstatuten die we kunnen gebruiken?
Ja, de modelstatuten van Scouting Nederland zijn aangepast naar aanleiding van de WBTR. Tegelijk zijn er enkele aanpassingen gedaan rondom digitaal stemmen. Die vind je hier.Let op, dat je voor de WBTR meer afspraken maakt dan wat er in de statuten terecht komt. En die afspraken moet je zo snel mogelijk maken.

Aanpassen van statuten doe je via de notaris. Vraag eerst akkoord over je concepttekst aan Scouting Nederland. Daarna neem je een besluit in de groepsraad of het bestuur en vervolgens stap je naar de notaris van jouw keuze. Scouting heeft met een notaris een kortingsdeal waar je bij aan kunt sluiten. Zie onderaan deze pagina voor meer informatie.

Kan ik niet zelf aan de slag in plaats van het aangeboden stappenplan, want dat kost mij €120,-?
Als je serieus en gedegen wilt werken aan de eisen die WBTR stelt aan een goed bestuur raden we je aan het stappenplan te gebruiken. Het leidt je door de gevraagde onderwerpen heen en je hoeft niet zelf het wiel uit te vinden, dat kost veel meer tijd. Je kunt een beroep doen op de juridische helpdesk. Juridisch advies is normaal zeer kostbaar dus je geld heb je al snel terugverdiend.

Het stappenplan is een doorlopend jaarabonnement, maar is dat wel nodig?
De stappen die je moet zetten zijn in principe eenmalig. Je kunt dus prima het abonnement aan het eind van het jaar opzeggen. Het staat je natuurlijk ook vrij om het abonnement aan te houden als je dat handig vindt.

Waar kan ik terecht voor vragen?

• De website wbtr.nl en scouting.nl/wbtr beantwoorden al veel vragen.
• Het webinar van 8 april 2021 over nieuwe regelgeving gaat ook in op de WBTR. Dat kun je hier terugkijken.
• Onderdeel van het stappenplan van IVBB is een juridische helpdesk.
• Je kunt de samenwerking zoeken met Scoutinggroepen in de buurt of als regio met een buurregio.
• Kijk als groep of jouw regio een bestuurscafe organiseert om informatie uit te wisselen.
• Over het proces (dus niet op inhoud) kun je ook terecht bij juridischezaken@scouting.nl.

De volledige tekst van de WBTR vind je hier.De onderwerpen van de WBTR zijn in grote lijnen als volgt (klik op een onderwerp voor meer informatie):

Goed bestuur
De wet maakt nog meer duidelijk dat een bestuurder zich moet richten op het belang van de vereniging of stichting waar hij of zij een taak vervult. Dat klinkt logisch, maar was voorheen alleen bij de NV en BV in de wet vastgelegd. Nu ook voor verenigingen en stichtingen.

Altijd al was het van belang om te zorgen dat je goed bestuurt: hou overzicht, voer regelgeving uit, maak afspraken met je vrijwilligers, weeg risico’s af en neem onderbouwde besluiten. Stel aan elkaar de vraag hoe je als bestuurder je taak wilt vervullen, wat daarbij komt kijken en of er andere belangen meespelen die wel eens lastig kunnen zijn. Hoe zorg je dat je integer, transparant en in het belang van de organisatie handelt?
Je kunt hierbij denken aan de volgende zaken:
Bespreek voor dit onderdeel de doelstelling van je organisatie. Is deze ook bij iedereen bekend?
Weten je vrijwilligers wat het beleid is bij conflicten, grote aanschaf, calamiteiten?
Heb je afspraken over opvragen offertes en besluiten bij grote uitgaven?
Is er een taakomschrijving voor je bestuurders?
Hebben jullie een meerjarenplan voor investeringen en onderhoud?
Maken jullie van je bestuursvergaderingen notulen op?

Aansprakelijkheid van bestuursleden
Naar aanleiding van de wet hoef je hier geen nieuwe afspraken over te maken. Maar het is goed om te beseffen dat je als bestuurder hoofdelijk aansprakelijk gesteld kunt worden bij wanbestuur. Door derden als die schade oplopen, of (door leden van) de organisatie zelf. En met deze wet óók in de situatie als de vereniging of stichting failliet gaat.
Als dat nog niet geregeld was, denk dan na over een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering voor je bestuur. En zijn er binnen het bestuur afspraken en processen die jullie helpen om goede beslissingen te nemen en te weten wat er in je organisatie speelt?

Tegenstrijdig belang
De wet bepaalt nu dat een bestuurder die een tegenstrijdig belang heeft, niet mag deelnemen aan de beraadslaging en besluitvorming. Hij of zij stemt dus niet mee over dat onderwerp, de rest van het bestuur neemt het besluit. Als het bestuur het besluit niet kan nemen, omdat er niet genoeg bestuursleden kunnen stemmen, neemt in de vereniging de ledenvergadering (groepsraad) het besluit. De stichting moet vastleggen hoe een besluit in een dergelijke situatie genomen wordt.
Je kunt dit eventueel opnemen in je statuten. Leg het in ieder geval vast in je eigen reglement of procedures. Ook het proces hoe en wanneer meldt een bestuurder een tegenstrijdig belang? Hoe leg je dit vast in de notulen?

Afwezigheid van bestuursleden (ontstentenis of belet)
Wat gebeurt er als een bestuurder langdurig niet kan besturen, bijvoorbeeld door ziekte, of doordat deze geschorst is (belet)? Of als een bestuurder plotseling zijn functie neerlegt (ontstentenis)? En zeker als dat ertoe leidt dat niemand van het bestuur in staat is om beslissingen te nemen. De vereniging of stichting moet vast leggen wie er in dat geval beslissingen mag nemen.Dit wordt ook in de statuten opgenomen. In de standaardstatuten van Scouting Nederland staat al een regel dat het bestuur bevoegd blijft als als het aantal bestuurders onder het minimum daalt. In het model is een regel aangevuld waarin staat wat er gebeurt als bestuurders belet zijn hun taak uit te oefenen. je kunt die tekst gebruiken bij een statutenwijziging. Dit hoeft niet direct, maar moet gebeuren bij de eerstvolgende wijziging van je statuten. Het mag natuurlijk wel direct.

Meervoudig stemrecht
Dit onderwerp speelt eigenlijk niet binnen Scouting. Tenzij je in je statuten hebt staan dat een bestuurder meerdere stemmen mag uitbrengen, door een stemverdeling of een doorslaggevende stem van de voorzitter. Deze wet bepaalt dat één bestuurder nooit meer stemmen mag uitbrengen dan de rest van de stemmende bestuurders, zodat er nooit één persoon alle zeggenschap heeft in het bestuur. Dat kan bijvoorbeeld voorkomen als de voorzitter twee stemmen mag uitbrengen en hij tijdelijk met maar één andere bestuurder het bestuur vormt. Als een regel in jouw statuten zo’n situatie mogelijk maakt, moet dit binnen 5 jaar aangepast worden.

Toezicht
Voor Scouting is dit onderdeel grotendeels niet aan de orde. Het betreft de situatie dat je een Raad van Commissarissen of een “One Tier Board” (toezichthouders binnen je bestuur) wilt instellen. Deze kennen wij niet binnen Scouting. Toch is het wel goed om hier even bij stil te staan. Want ook zonder Raad van Commissarissen kun je nadenken of en hoe er toezicht is op het bestuur. Zijn er afspraken dat het bestuur aan de groepsraad verslag uitbrengt? Hebben jullie ieder jaar keurig een begroting en een jaarrekening waar een kascommissie naar gekeken heeft? Wat zijn de afspraken tussen de vereniging en de stichting?

Als je wel gebruik maakt van de termen 'raad' of 'commissie' in je organisatie, bijvoorbeeld de activiteitencommissie, is het aan te raden om in hun taakomschrijving nadrukkelijk aan te geven dat zij geen toezichthoudende taak hebben, om eventuele verwarring te voorkomen.

Stappenplan om mee aan de slag te gaan voor invoering WBTR
Om te voldoen aan deze wet en dus te zorgen dat je een aantal basiszaken weer goed op orde hebt, zijn er best wat details om aan te denken. Om verenigingen te helpen bij het voldoen aan de nieuwe wet WBTR, hebben een aantal koepelorganisaties en grote professionele verenigingen samengewerkt om tot een stappenplan te komen met eenvoudige stappen.
Met het stappenplan hoeven verenigingen niet zelf op zoek naar juridisch advies. Dergelijk advies is niet alleen kostbaar, maar omdat het onderwerp zo specifiek is ook lastig te vinden. Scouting Nederland heeft deze expertise en capaciteit niet zelf in huis, maar heeft de samenwerking gezocht met andere organisaties. Door die samenwerking zijn we in staat om de expertise die in ons netwerk is opgebouwd te benutten en kunnen groepen en stichtingen gebruik maken van bredere ondersteuning dan we zelf kunnen bieden.
Het ontwikkelde WBTR-stappenplan geeft informatie over de nieuwe verplichtingen en biedt de mogelijkheid vast te leggen hoe de vereniging hieraan voldoet. Het stappenplan is ontwikkeld door een team van specialisten die veel ervaring hebben met verenigingen en stichtingen. De Nederlandse Associatie (DNA) en het Instituut voor Verenigingen, Branches en Beroepen (IVBB) hebben een co-creatiegroep opgezet waarin ook koepels en grote verenigingen deelnemen.

Het stappenplan leidt bestuursleden op begrijpelijke wijze langs alle verplichtingen van de nieuwe wet. In de online omgeving kunnen alle regels en afspraken binnen de vereniging worden vastgelegd, zoals de wet voorschrijft. Alle bestuurders kunnen worden toegevoegd en op elk moment inloggen en meekijken. Door middel van filmpjes, voorbeelden, werkboeken en formulieren wordt een bestuur door de onderwerpen geleid. Inbegrepen is een juridische helpdesk, waar je per e-mail of telefoon vragen kunt stellen aan experts op dit onderwerp.

Door de WBTR zullen mogelijk ook de statuten moeten worden aangepast. De gegevens in de werkboeken maken het voor de notaris eenvoudiger statuten op te stellen of te controleren. Dat zal ook schelen in de notariskosten.

Korting bij gebruik WBTR-stappenplan
Bij Scouting Nederland aangesloten verenigingen en stichtingen kunnen van het stappenplan gebruik maken en krijgen een korting van 50%. Het betreft een jaarabonnement bij IVBB van 240,-, dus 120,- met korting. Als je klaar bent met het doorlopen van de stappen en de gemaakte bestanden in je eigen systeem hebt verwerkt, kun je het abonnement weer opzeggen. Alle besturen van groepen, kringen en regio's hebben in de week van 15 februari een informatie e-mail ontvangen met daarin de kortingscode. De portal voor Scoutingorganisaties vind je hier. Meer informatie is te vinden op WBTR.nl.

Webinars en nieuwsbrief over de WBTR
IVBB heeft voor verenigingen ook enkele informatieve gratis webinars gepland, waarin wordt uitgelegd wat dat in praktijk voor bestuursleden van verenigingen betekent en wat zij moeten regelen.

WBTR.nl verzorgt de webinars. In 45 minuten krijgen deelnemers inzicht in de gevolgen van de nieuwe wet. Zo zijn bestuursleden in de toekomst persoonlijk aansprakelijk als zaken binnen de vereniging misgaan. Om aan de wet te voldoen, moet een aantal zaken worden geregeld en vastgelegd. In de webinars wordt uitgelegd wat het stappenplan inhoudt en hoe verenigingen ervan gebruik kunnen maken. Deelname aan de webinars is gratis. Voor de overige webinars: Data en aanmelding via deze website.

Via WBTR.nl kun je je ook aanmelden voor hun gratis nieuwsbrief.