Ledenadministratie Scouts Online

Wat zit er wel in SOL 3.0? En wat is straks niet meer beschikbaar in SOL?

FAQ's Scouts Online 3.0

• Wat zijn dan veiligheidsrisico's bij het huidige SOL?

  Het huidige systeem Scouts Online (SOL) draait op een verouderd systeem, dit geeft veiligheidsrisico’s (bv een datalek) en technische risico’s (bv instabiliteit) voor de vereniging. Daarom is eind 2019 gestart met de bouw van SOL 2.0. Omdat het lastig is om in de huidige arbeidsmarkt goede ontwikkelaars aan te trekken, werd het een steeds grotere uitdaging om een nieuwe versie van SOL op te kunnen leveren.

• Waarom is deze keuze niet eerder gemaakt? Nu is er voor niets aan SOL 2.0 gebouwd.

  Toen we begonnen aan de bouw van SOL 2.0 leek dat de beste optie vanwege de vele specifieke wensen die Scouting heeft voor een ledenadministratiesysteem en de kosten die een externe partner met zich mee zou brengen. Inmiddels weten we dat het zelf-ontwikkelen ook veel uitdagingen en kosten met zich meebrengt en is outsourcing toch een betere keuze tegen vergelijkbare kosten.

• Gaat mijn contributie omhoog nu er een externe partij aangetrokken is?

  De contributie gaat niet omhoog vanwege het nieuwe systeem. De kosten voor de samenwerking met een externe partij zijn vergelijkbaar met de kosten om te ontwikkelen met eigen mensen. Salesforce heeft bovendien een speciaal aanbod voor maatschappelijke organisatie als Scouting waardoor kosten vele malen lager liggen dan voor een commercieel bedrijf. Er zijn tariefafspraken gemaakt voor een periode van vijf jaar waarmee we een goed financieel overzicht hebben kunnen maken.

• Wat ga ik er precies van merken?

  Dit jaar verandert er nog niets en blijft Scouts Online gewoon beschikbaar zoals je gewend bent. Uitgangspunt is om het nieuwe systeem voor het einde van 2024 / begin van 2025 te implementeren en in gebruik te namen. We houden jullie uiteraard op de hoogte van de ontwikkelingen rondom de verhuizing van ons CRM-systeem. We kunnen al wel zeggen dat Salesforce bekend staat om zijn gebruiksvriendelijkheid.

• Krijgt het nieuwe systeem dezelfde functionaliteiten als SOL?

  Een ander CRM-systeem voor de bedrijfsvoering en ondersteuning betekent nieuwe mogelijkheden en in een aantal gevallen ook het afscheid nemen van bestaande mogelijkheden. Het is niet de bedoeling dat iedere functionaliteit van SOL ook in het nieuwe systeem terugkomt. Dat was ook al niet de bedoeling met SOL2. Uitgangspunt bij het inrichten van het nieuwe systeem is een gebruiksvriendelijk, eigentijds CRM-systeem waarmee we toekomstbestendig zijn. In de basis gaan we uit van ledenadministratie, betalingen, inschrijvingen evenementen en verzorgen van mailingen.

• Waarom is er gekozen voor Salesforce?

  Er is met verschillende partijen gesproken en er zijn diverse offertes opgevraagd. De kosten, gebruiksvriendelijkheid en mogelijkheden zijn doorslaggevend geweest. Salesforce kwam op alle vlakken als beste uit de bus, vooral omdat er veel gebruikers binnen Scouting zijn en dus veel licenties nodig. Salesforce heeft een speciaal tarief voor maatschappelijke organisaties.

• Wie gaat de overgang van SOL naar Salesforce begeleiden?

  De overgang van SOL naar het CRM-systeem van Salesforce is een groot verandertraject. Om dit succesvol te laten verlopen, stellen we een multidisciplinaire programmagroep samen waarbij zowel beroepskrachten en vrijwilligers worden betrokken. Deze groep zorgt samen met de externe implementatiepartner voor realisatie en implementatie van het nieuwe CRM-systeem.

• Worden er t.z.t. ook Salesforce trainingen aangeboden, onder andere aan groepen?

  Voordat we de training kunnen ontwikkelen, moeten we eerst het nieuwe systeem inrichten. Hier gaan we de komende weken aan werken. Je kunt er in elk geval vanuit gaan, dat er voor iedereen die met het systeem gaat werken, een training komt voordat we overstappen. De trainingen bestaan uit webinars, korte instructievideo's en handleidingen in pdf. Zodra de trainingen beschikbaar zijn, communiceren we hierover.

• Moet er data handmatig over worden gezet van SOL naar Salesforce?

  Nee, in principe niet. Via een zogenaamde centrale datamigratie wordt de data vanuit SOL in het nieuwe systeem overgezet.

• Hoe ziet de planning* eruit?

  Week van 9 december 2024

  • Nieuwsbrief 6;
  • 11 december 2024: Informatieavond 6;
    - Focus op penningmeesters en evenementen.

  Week van 16 december 2024

  • Nieuwsbrief 7.

  Week van 23 december en week van 30 december
  

  • Geen nieuwsbrieven in verband met de kerstvakantie.

  Vanaf januari 2025
  

  • Informatieavond op woensdag 15 januari;
    
  • Vanaf 10 januari t/m 11 april wekelijkse nieuwsbrieven;
    
  • Voorlopige planning informatieavonden op woensdag: 19 februari, 12 maart & 16 april.
    
    

  Week van 3 – 7 februari 2025
  

  • Secretarissen, gegevensbeheerders, penningmeesters ontvangen link voor SOL 3.0;
    
  • Vervolgens kunnen zij beginnen met het zich vertrouwd maken met en het inrichten van SOL 3.0, meer informatie volgt in januari 2025.

  
  Week van 24 – 28 maart 2025
  

  • Alle leden van Scouting Nederland ontvangen een link om in te loggen in SOL 3.0.
    
    

  Week van 31 maart – 4 april 2025
  
  Go live SOL 3.0;
  SOL 1.0 wordt enkel lezen.
  
  

  Week van 30 juni – 4 juli 2025
  
  SOL 1.0 offline, op aanvraag kunnen gegevens uit SOL 1.0 nog worden aangeleverd.
  
  * Planning onder voorbehoud van wijzigingen.
  

• Moet je als groep zelf VOG-gegevens overzetten naar het nieuwe SOL 3.0?

  De VOG-gegevens worden van SOL 1.0 (het huidige systeem) naar SOL 3.0 overgezet, hier hoef je als groep geen extra inspanning voor te doen.

• Kun je inschrijfformulieren in SOL 1.0 aanmaken voor evenementen en trainingen in 2025?

  In de data migratie van SOL 1.0 naar SOL3.0 (Salesforce) worden evenementen niet meegenomen. De reden hiervoor is dat het concept van evenementen in SOL3.0 significant anders is dan in SOL 1.0 waardoor overzetten onmogelijk is. Voor alle evenementen na 1 januari 2025 is het onze aanbeveling om een formulier uit te sturen (bv Microsoft of Google gebaseerd) waarop mensen hun interesse kunnen aangeven en dan na overgang naar SOL 3.0 een link naar het juiste inschrijfformulier te sturen.

• Wat is de impact van SOL 3.0 op de contributie inning?

  Tot de overgang naar SOL 3.0 loopt de contributie inning via SOL 1.0 gewoon door. Tijdens de informatieavond op 11 december verstrekken we meer informatie over hoe je in SOL 3.0 de voorbereiding kunt doen voor contributie heffing en contributie inning. Zodra bekend is wanneer de definitieve overgang naar SOL 3.0 plaatsvindt en de contributie inning via SOL 3.0 gaat verlopen, worden de penningmeesters hierover geïnformeerd.