Speltak en begeleidingsteam

Een afdeling explorers heeft minimaal zes explorers en maximaal zestien. Zo heb je genoeg explorers om activiteiten te organiseren en loop je elkaar niet in de weg. Zijn er meer dan zestien explorers? Dan kun je er beter voor kiezen een tweede afdeling te starten. Belangrijk onderdeel bij explorers is 'zelf doen'. In een hele grote afdeling is er niet genoeg te doen voor iedereen. De jongeren krijgen dan niet de kans om zelf dingen te proberen en de kans dat dingen op een kleine schaal mis mogen gaan. Als je achttien bent geworden, vlieg je over naar de roverscouts.

Bij de explorers doe je alles zelf. Je neemt zelf beslissingen, zoals waar je op expeditie gaat, welke programma's je doet, hoe je lokaal eruit ziet, etc. Dat zelf beslissingen nemen, heet 'zelfbestuur'. Om te zorgen dat het allemaal een beetje ordelijk verloopt, is er een afdelingsbestuur: een voorzitter, penningmeester en secretaris. Deze explorers zorgen samen met de begeleiding dat iedereen zijn steentje bijdraagt en iedereen inspraak heeft. Vaak heeft een afdelingsbestuur de ondersteuning van de begeleiding nodig.

Er is geen vaste regel voor wanneer en hoe je het afdelingsbestuur kiest en hoe lang de bestuursleden benoemd moeten worden. Het is wel verstandig hier als afdeling vaste afspraken over te maken.

Het besluit wanneer je van bestuur wisselt, kan per afdeling verschillen. Het meest logische is dat iemand voor één Scoutingseizoen de functie vervult. Maar je hoeft niet in een keer het hele bestuur te vervangen. Je kunt ook in het voorjaar de ene helft en het najaar de andere helft wisselen.
Het voordeel hiervan is dat je altijd iemand in het bestuur hebt met ervaring. Het nadeel is dat je ook steeds wisselt en weer met elkaar moet afstemmen.
Je moet van tevoren afspreken hoe je gaat stemmen over de benoeming van bestuursleden.
Bij Scouting is afgesproken dat je over personen altijd met briefjes stemt (dus geheim).
Mogen de kandidaten op zichzelf stemmen? Het is niet ongebruikelijk dat mensen op zichzelf kunnen stemmen, maar maak er goede afspraken over, zeker als het een nek-aan-nek race wordt.
Bepaal samen in de afdelingsraad welke taken de bestuursleden precies hebben.
Als er bij jouw afdeling meerdere genders lid zijn, bespreek dan voor de verkiezing of je het ook belangrijk vindt dat het bestuur divers is en er verschillende genders zitting nemen. Hoe werk je in de afdeling op een goede manier met een bestuur?

Door duidelijk te maken wat er van bestuursleden verwacht worden.
Welke taken het bestuur heeft.
Door bestuursverkiezingen.

De voorzitter

De voorzitter:

is spreekbuis namens bestuur/leden.
zorgt voor het opvangen van gasten op een bijeenkomst.
leidt een vergadering van bijvoorbeeld afdelingsraad en afdelingsbestuur.
zorgt ervoor dat de meningen van alle explorers in de afdeling gehoord worden.
treedt op als aanspreekpunt in het geval dat de begeleiding er even niet is.
is verantwoordelijk voor het totale functioneren van het bestuur.
bereidt de planning van de driemaandenplanning voor.
neemt contact op met de organisatie van een programma als het nog niet helemaal af is (in de loop van de week).
besluit samen met het afdelingsbestuur welke zaken het afdelingsbestuur zelfstandig aanpakt.
ziet erop toe dat gemaakte afspraken worden nagekomen.
is coördinator kampen of zorgt dat iemand anders dit is.
controleert de uitvoering corvee.
draagt zorg dat nieuwe explorers goed opgevangen worden.

De secretaris

De secretaris:

is de persoon bij wie je je afmeldt als je niet kunt.
verzamelt binnengekomen post/mails en bespreekt deze met de afdeling.
beantwoordt binnengekomen post/mails altijd zo snel mogelijk, na overleg met afdeling over het antwoord. Als je om de een of andere reden niet direct kunt antwoorden, is het goed om de afzender te laten weten dat het bericht ontvangen is, en dat een uitgebreid antwoord later te verwachten is.
verstuurt uitgaande brieven/mails in overleg met de begeleiding
notuleert een vergadering en legt de besluiten vast.
maakt de notulen van de afdelingsraad openbaar (mail en prikbord).
maakt notulen groepsraad openbaar, indien geschikt (prikbord).
zorgt ervoor dat de driemaandenplanning zichtbaar voor iedereen in het explorerlokaal hangt (op een groot stuk papier).
stelt corvee-/cakelijst/telefooncirkel/adressenlijst op en houdt wijzigingen bij.
zet de telefooncirkel in gang, met de terugkoppeling hiervan en draagt zorg voor volledige informatieoverdracht (zorgt dat je telefooncirkel zo compleet mogelijk is).
onderhoudt schriftelijke contact met andere afdelingen.
stelt de agenda van de afdelingsraad op en verspreidt deze onder de afdeling.
zorgt ervoor dat het afdelingslogboek/weblog wordt bijgehouden.
zorgt voor de website van de explorers.
zorgt dat de zaken goed voor elkaar zijn, wanneer je iets niet meet zeker weet, vraag je het na bij de voorzitter of de andere leden van de groep.

De penningmeester

De penningmeester:

zet een goede boekhouding op en houdt deze bij.
draagt zorg dat explorers en/of rekeningen zo snel mogelijk worden betaald.
maakt de begroting voor kampen in overleg met de begeleiding.
int het kampgeld.
int het koffie- en theegeld.
beheert een x-bedrag voor aanschaf materiaal en uitgaven voor opkomsten.
maakt een jaarlijks financieel overzicht, laat het goedkeuren door de afdelingsraad.
draagt zorg voor eventuele financiële acties die door de afdeling ondernomen worden.
laat de begroting altijd controleren door de penningmeester van de groep.
roept een kascommissie in het leven (een aantal andere explorers in de afdeling die de begroting langslopen op eventuele fouten).

De materiaalmeester

Niet elke afdeling heeft eigen materiaal, maar wanneer je dat wel hebt, is een materiaalmeester geen overbodige luxe. Een materiaalmeester:

inventariseert het materiaal.
zorgt dat de EHBO-doos gecontroleerd is.
houdt nieuw en afgeschreven materiaal bij in een materiaalboek/-schrift/-document.
schaft materiaal aan.
draagt zorg voor het onderhoud van het materiaal.
legt het materiaal klaar voor kampen.
legt het materiaal klaar voor opkomsten en zorgt dat het wordt opgeruimd.
beheert sleutels.
is het aanspreekpunt voor uitlenen en weer in ontvangst nemen van materiaal.

Scouting levert een belangrijke bijdrage aan de persoonlijke ontwikkeling van kinderen en jongeren. De leeftijdsgrenzen van de verschillende speltakken (leeftijdsgroepen) is op de verschillende fasen in de persoonlijke ontwikkeling gebaseerd.

Bevers zijn kinderen tussen de 5 en 7 jaar oud.
Welpen zijn kinderen tussen de 7 en 11 jaar oud.
Scouts zijn tieners tussen de 11 en 15 jaar oud.
Explorers zijn jongeren tussen de 15 en 18 jaar oud.
Roverscouts zijn jongeren tussen de 18 en 21 jaar oud.

Deze leeftijdsgrenzen zijn opgenomen in het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland. De leeftijdsgrenzen voor het overvliegen gaan uit van een peildatum op 1 september van het betreffende jaar. De leeftijdsgrenzen lopen van schooljaar tot schooljaar en sluiten dus aan bij het Scoutingseizoen. Uiteraard is er - buiten de officieel vastgestelde leeftijdsgrenzen - ruimte om binnen de eigen groep tegemoet te komen aan individuele behoeften en wensen van jeugdleden.

Elke speltak heeft een optimale grootte. Minder kinderen maakt het lastig om een goed programma te draaien en als er een paar kinderen een keertje niet zijn heeft dat grote gevolgen. Ook is een bosspel met 8 kinderen minder leuk dan met 30.

Met meer kinderen in een speltak wordt een speltak in veel gevallen te groot om écht goed te draaien. Kinderen vallen af, omdat ze zich niet meer thuis voelen in zo’n grote groep of niet de aandacht krijgen die ze wellicht nodig hebben. Ook voor de leidinggevenden in een kleine of een grote speltak is het - afhankelijk van de omvang van het leidingteam - vaak hard werken om het leuk te houden.

Onderstaande tabel geeft een advies voor de speltakgrootte per speltak. Dit is gebaseerd op de spelvisie en het spelaanbod. Uiteindelijk bepaal je als groep zelf waar het maximum ligt. Dit is uiteraard ook sterk afhankelijk van de beschikbaarheid van je (bege)leiding.

Het splitsen van een speltak kan een oplossing zijn om het voor de jeugdleden en leiding weer leuk te maken! Een grote speltak beperkt daarnaast ook de mogelijkheden tot groei: vaak kunnen vrienden en vriendinnen (die vaak de ‘nieuwe aanwas’ vormen voor leden in je speltak) niet aansluiten terwijl ze toch graag bij Scouting willen. Door de speltak te splitsen, creëer je extra capaciteit en kun je meer kinderen van Scouting laten genieten.

Hoeveel leidinggevenden zijn er nodig op basis van het aantal kinderen in de speltak? In onderstaande tabel staat de verhouding van leiding en jeugdleden per speltak. Je kunt meer lezen over dit onderwerp op deze pagina. Hier vind je ook downloads naar de teamprofielen per speltak.

De verhouding jongens/meisjes is bij Scouting in heel Nederland ongeveer 35-65% (2017). Als het ledenaantal van een Scoutinggroep terugloopt, voegen veel groepen ongemengde speltakken vaak samen in een gemengde speltak. Een prima oplossing, maar je loopt wel het risico dat het specifieke spel voor jongens en meiden verloren gaat in een uniseks programma. Hierdoor lopen jongens, maar met name meiden weg. Dit kun je wellicht voorkomen door bijvoorbeeld ook activiteiten los van elkaar te doen.

Om je op weg te helpen is er het 'Meer meiden in je groep' stappenplan. Dat kun je hier downloaden. Alle stappen, van het in kaart brengen van je eigen groep tot en met het actief monitoren van de verhouding in genderdiversiteit binnen je groep, worden hier uitgebreid in beschreven en toegelicht.Ook kan je ervoor zorgen dat je zelf een beter rolmodel wordt voor meiden. Hoe je dat doet, vind je in de Powerpoint Tips rolmodel.

Niet alleen de samenstelling van de jeugdleden is belangrijk binnen een speltak, maar ook de leidingmix. Bij veel meiden speelt vriendschap een belangrijke rol. Met wie deel je je geheimen en hoe ga je om met kinderen die geen deel uitmaken van je vriend(inn)engroep? Vrouwelijke leiding is daarom belangrijk als rolmodel, maar kan ook de beleving van de meiden met vrouwelijke tact inschatten en bijsturen. Mannen kunnen dat meestal niet alleen. Uit de samenstelling van leidingteams blijkt dat gemengde teams meer meiden aan zich weten te binden dan teams die alleen uit mannelijke of vrouwelijke figuren bestaan.

De meest optimale situatie voor mannelijke en vrouwelijke figuren per speltak:

• Bevers: gemengde speltakken met hoofdzakelijk vrouwelijke leiding en enkele mannelijke.
• Welpen: gescheiden speltakken met gemengde leidingteams (met meer mannen dan vrouwen) voor jongens en voornamelijk vrouwelijke leiding voor meiden.
• Scouts: gescheiden speltakken met voornamelijk mannelijke leiding voor jongens en voornamelijk vrouwelijke leiding voor meiden.
• Explorers: gescheiden of gemengde speltakken met voldoende vriend(inn)en. Explorers maken weinig onderscheid tussen mannelijke en vrouwelijke begeleiding.
• Roverscouts: gescheiden speltakken of gemengde speltakken met voldoende vriend(inn)en.

De sterke voorkeur voor het geslacht van leiding en leeftijdsgenoten houdt op na de puberteit. Dan gaan de jongeren elkaar leuker vinden.