De afdeling
Een afdeling explorers heeft minimaal zes explorers en maximaal zestien. Zo heb je genoeg explorers om activiteiten te organiseren en loop je elkaar niet in de weg. Zijn er meer dan zestien explorers? Dan kun je er beter voor kiezen een tweede afdeling te starten. Belangrijk onderdeel bij explorers is 'zelf doen'. In een hele grote afdeling is er niet genoeg te doen voor iedereen. De jongeren krijgen dan niet de kans om zelf dingen te proberen en de kans dat dingen op een kleine schaal mis mogen gaan. Als je achttien bent geworden, vlieg je over naar de roverscouts. Meer weten over roverscouts? Klik dan hier!
Ceremoniën
Installeren, overvliegen, openen en sluiten; allemaal ceremoniën die bij Scouting horen. Je kent ze vast wel. In de Explorergids lees je waarom er ceremoniën zijn en hoe ze in hun werk gaan. Bij het openen kun je de Scoutingwet gebruiken en bij het installeren spreek je de belofte uit. Wat deze twee precies inhouden? Dat lees je hieronder!
Scoutingwet
Een scout trekt er samen met anderen op uit om de wereld te ontdekken en deze meer leefbaar te maken.
Een scout is eerlijk, vriendelijk en zet door.
Een scout is trouw, waardebewust en zorgt goed voor de natuur.
Een scout is behulpzaam en respecteert zichzelf en anderen.
Belofte
'Ik beloof (met de hulp van God) mijn best te doen een goede explorer te zijn.
Iedereen te helpen waar ik kan en me te houden aan de Scoutingwet.
Ik wil samen met anderen het goede zoeken en bevorderen.
Ik wil de kansen die ik krijg benutten, door zo goed mogelijk om te gaan met de middelen die mij ter beschikking staan.
Jullie kunnen op mij rekenen.'
Anti-wet en -belofte
Wil je eens op een compleet andere manier nadenken over de wet en de belofte? Ga dan aan de slag met de anti-wet en -belofte!
Afdelingsnummer aanvragen
Veel afdelingen hebben een afdelingsnummer. In het afdelingsnummer zie je wanneer jouw afdeling is opgericht. Dit nummer kun je ook op T-shirts of vlaggen laten drukken om zo je afdeling te laten zien. Heeft jouw afdeling nog geen afdelingsnummer? Via onderstaand formulier kun je er een aanvragen. Bekijk ook eerst de lijst met afdelingsnummers van alle afdelingen in Nederland.
Downloads
Behorende bij de training 'Organiseren van een afdeling voor explorers'
Het afdelingsbestuur
Bij de explorers doe je alles zelf. Je neemt zelf beslissingen, zoals waar je op expeditie gaat, welke programma's je doet, hoe je lokaal eruit ziet, etc. Dat zelf beslissingen nemen, heet 'zelfbestuur'. Om te zorgen dat het allemaal een beetje ordelijk verloopt, is er een afdelingsbestuur: een voorzitter, penningmeester en secretaris. Deze explorers zorgen samen met de begeleiding dat iedereen zijn steentje bijdraagt en iedereen inspraak heeft. Vaak heeft een afdelingsbestuur de ondersteuning van de begeleiding nodig.
Kiezen van het afdelingsbestuur
Er is geen vaste regel voor wanneer en hoe je het afdelingsbestuur kiest en hoe lang de bestuursleden benoemd moeten worden. Het is wel verstandig hier als afdeling vaste afspraken over te maken.
- Het besluit wanneer je van bestuur wisselt, kan per afdeling verschillen. Het meest logische is dat iemand voor één Scoutingseizoen de functie vervult. Maar je hoeft niet in een keer het hele bestuur te vervangen. Je kunt ook in het voorjaar de ene helft en het najaar de andere helft wisselen.
- Het voordeel hiervan is dat je altijd iemand in het bestuur hebt met ervaring. Het nadeel is dat je ook steeds wisselt en weer met elkaar moet afstemmen.
- Je moet van tevoren afspreken hoe je gaat stemmen over de benoeming van bestuursleden.
- Bij Scouting is afgesproken dat je over personen altijd met briefjes stemt (dus geheim).
- Mogen de kandidaten op zichzelf stemmen? Het is niet ongebruikelijk dat mensen op zichzelf kunnen stemmen, maar maak er goede afspraken over, zeker als het een nek-aan-nek race wordt.
- Bepaal samen in de afdelingsraad welke taken de bestuursleden precies hebben.
Als er bij jouw afdeling meerdere genders lid zijn, bespreek dan voor de verkiezing of je het ook belangrijk vindt dat het bestuur divers is en er verschillende genders zitting nemen. Hoe werk je in de afdeling op een goede manier met een bestuur?
- Door duidelijk te maken wat er van bestuursleden verwacht worden.
- Welke taken het bestuur heeft.
- Door bestuursverkiezingen.
Rollen binnen het bestuur
-
De voorzitter:
- is spreekbuis namens bestuur/leden.
- zorgt voor het opvangen van gasten op een bijeenkomst.
- leidt een vergadering van bijvoorbeeld afdelingsraad en afdelingsbestuur.
- zorgt ervoor dat de meningen van alle explorers in de afdeling gehoord worden.
- treedt op als aanspreekpunt in het geval dat de begeleiding er even niet is.
- is verantwoordelijk voor het totale functioneren van het bestuur.
- bereidt de planning van de driemaandenplanning voor.
- neemt contact op met de organisatie van een programma als het nog niet helemaal af is (in de loop van de week).
- besluit samen met het afdelingsbestuur welke zaken het afdelingsbestuur zelfstandig aanpakt.
- ziet erop toe dat gemaakte afspraken worden nagekomen.
- is coördinator kampen of zorgt dat iemand anders dit is.
- controleert de uitvoering corvee.
- draagt zorg dat nieuwe explorers goed opgevangen worden.
-
De secretaris:
- is de persoon bij wie je je afmeldt als je niet kunt.
- verzamelt binnengekomen post/mails en bespreekt deze met de afdeling.
- beantwoordt binnengekomen post/mails altijd zo snel mogelijk, na overleg met afdeling over het antwoord. Als je om de een of andere reden niet direct kunt antwoorden, is het goed om de afzender te laten weten dat het bericht ontvangen is, en dat een uitgebreid antwoord later te verwachten is.
- verstuurt uitgaande brieven/mails in overleg met de begeleiding
- notuleert een vergadering en legt de besluiten vast.
- maakt de notulen van de afdelingsraad openbaar (mail en prikbord).
- maakt notulen groepsraad openbaar, indien geschikt (prikbord).
- zorgt ervoor dat de driemaandenplanning zichtbaar voor iedereen in het explorerlokaal hangt (op een groot stuk papier).
- stelt corvee-/cakelijst/telefooncirkel/adressenlijst op en houdt wijzigingen bij.
- zet de telefooncirkel in gang, met de terugkoppeling hiervan en draagt zorg voor volledige informatieoverdracht (zorgt dat je telefooncirkel zo compleet mogelijk is).
- onderhoudt schriftelijke contact met andere afdelingen.
- stelt de agenda van de afdelingsraad op en verspreidt deze onder de afdeling.
- zorgt ervoor dat het afdelingslogboek/weblog wordt bijgehouden.
- zorgt voor de website van de explorers.
- zorgt dat de zaken goed voor elkaar zijn, wanneer je iets niet meet zeker weet, vraag je het na bij de voorzitter of de andere leden van de groep.
-
De penningmeester:
- zet een goede boekhouding op en houdt deze bij.
- draagt zorg dat explorers en/of rekeningen zo snel mogelijk worden betaald.
- maakt de begroting voor kampen in overleg met de begeleiding.
- int het kampgeld.
- int het koffie- en theegeld.
- beheert een x-bedrag voor aanschaf materiaal en uitgaven voor opkomsten.
- maakt een jaarlijks financieel overzicht, laat het goedkeuren door de afdelingsraad.
- draagt zorg voor eventuele financiële acties die door de afdeling ondernomen worden.
- laat de begroting altijd controleren door de penningmeester van de groep.
- roept een kascommissie in het leven (een aantal andere explorers in de afdeling die de begroting langslopen op eventuele fouten).
-
Niet elke afdeling heeft eigen materiaal, maar wanneer je dat wel hebt, is een materiaalmeester geen overbodige luxe. Een materiaalmeester:
- inventariseert het materiaal.
- zorgt dat de EHBO-doos gecontroleerd is.
- houdt nieuw en afgeschreven materiaal bij in een materiaalboek/-schrift/-document.
- schaft materiaal aan.
- draagt zorg voor het onderhoud van het materiaal.
- legt het materiaal klaar voor kampen.
- legt het materiaal klaar voor opkomsten en zorgt dat het wordt opgeruimd.
- beheert sleutels.
- is het aanspreekpunt voor uitlenen en weer in ontvangst nemen van materiaal.
