Achter de schermen: LSW organiseren met projectleider Karin

Karin Mulder (43) is actief als projectleider van de Landelijke Scoutingwedstrijden. Samen met een organisatieteam (OT) zorgt ze ervoor dat de wedstrijd in goede banen verloopt. Je werkt nauw samen en ondersteunt elkaar waar het kan. Het leukste hieraan? Het motiveren van anderen. Het projectleiderschap is een interessante uitdaging waar gezelligheid en samenwerking voorop staat.

Karin zit niet stil. Als actief lid bij Scoutinggroep Karel de Stoute in Nijmegen heeft Karin meerdere functies bekleed. Van welpen- en scoutsleiding, tot penningmeester van de groep en de stichting tot het organiseren van verschillende activiteiten en het ontwikkelen van stafleden. Maar van al deze functies is projectleider bij de LSW het leukst.

“Als projectleider ben jij het gezicht van het team. Je stelt het team samen en stuurt aan. Je werkt samen en begeleid je collega’s. Het begint allemaal bij de voorbereiding. Zo maak je onder andere een draaiboek voor het evenement. Je houdt contact met Scouting Nederland en regelt de vacatures. Je regelt VOG’s voor je team en probeert alle onderdelen te bekleden.” Vertelt Karin over de functie. “Wij doen zelfs de spellen voordat de deelnemers ze doen, om te kijken hoe het vanuit hun perspectief is.”

Voordat Karin projectleider werd, is ze in het programmateam begonnen. Tijdens haar tweede editie werd ze benaderd voor een functie binnen het organisatieteam. Ze begon binnen het OT als penningmeester, omdat ze daar al veel ervaring mee had. Toen kwamen er twee functies voor projectleider vrij en is ze samen met een ander in de functie gerold. Voordat ze het besluit nam, was er veel twijfel. Ze was er nog niet klaar voor. Toch heeft ze het gedaan. Ze bood anderen de ruimte op de plek van haar oude functie om zich ook te ontwikkelen en ging de uitdaging aan met iemand waarmee ze goed kan samenwerken en die ze vertrouwt. Het is enorm belangrijk dat je op elkaar kunt bouwen in zo’n nieuwe functie. Als het de ene even niet lukt, kan de ander helpen en andersom.

Karin heeft deze functie nu drie jaar en heeft besloten om nog drie jaar door te gaan. Diverse leden van het organisatieteam gaan opzoek naar weer een nieuwe uitdaging omdat zij er al langer bij zitten. Ook weer ruimte maken voor nieuwelingen! Het is nu aan Karin om te kijken welke vacatures ze gaan openzetten. Karin heeft besloten te blijven omdat ze nieuwe leden wil helpen ontwikkelen binnen het team en ze goed op weg wil helpen voor als zij uit de functie stapt.

“Het mooiste aan de functie is het eindresultaat. Dat je iets neerzet war je met z’n allen trots op kunt zijn. En daarnaast dat iedereen de mogelijkheid krijgt om te blijven leren”

Binnen het organisatieteam komen wel eens wat wisselingen. Het is nu een aantal keer gebeurd dat beide projectleiders tegelijkertijd uit hun functie stappen. Samen gestart, samen stoppen. Begrijpelijk, maar voor de kennisoverdracht niet altijd even handig. Naar Karin’s mening is het juist handig als één van de twee blijft om kennis en ervaring over te dragen. Zo kan de volgende lichting teamleden een sterk en kennisrijk organisatieteam neerzetten. Naast het team, zijn de Landelijke Scoutingwedstrijden een echt feestje! Overal zijn blije deelnemers en enthousiaste medewerkers die hun best doen iedereen het naar hun zin te maken. Iedereen moet een goed gevoel aan het weekend overhouden!

“De Landelijke Scoutingwedstrijden is het leukste evenement waaraan ik heb bijgedragen. Ik zou graag nog eens willen bijdragen aan de Scout-In. Dan moet ik wel klaar zijn bij de Landelijke Scoutingwedstrijden” zegt Karin lachend.

“Ten eerste de inzet en het enthousiasme van alle medewerkers. Als je dat voor elkaar krijgt, dan betekent dat je ze goed begeleidt hebt.”

Als tweede komen er nog wel eens wat calamiteiten voor tijdens zo’n groot evenement. Zo was er tijdens de vorige editie ineens geen water meer. Ook is er eens een deelnemer spoorloos geraakt. In samenwerking met andere partijen is er gezocht naar deze deelnemer. Hetgene waarop Karin trots is, is hoe deze calamiteiten goed worden opgelost. Er wordt geen paniek gezaaid en er wordt gezamenlijk meegedacht aan de beste oplossing.

Als laatste is ze trots op hoe ze zich op haar plek voelt. Voordat ze aan de functie begon dacht ze dat het te hoog gegrepen was. Vanuit het team heeft ze veel aanmoediging en steun ontvangen, waardoor ze zich nu helemaal thuis voelt. Nu kan ze deze aanmoediging en steun aan anderen bieden.

Als het je leuk lijkt om een leuk evenement neer te zetten, maar je bent bang dat het te ingewikkeld is, weet dan dat je kunt rekenen op je team. Zij kunnen jou begeleiding bieden en dan zul je merken dat het best meevalt. Karin noemt dat andere evenementen nog groter zijn en dat je daar nóg meer ondersteuning kunt verwachten. “Dit is wat deze functie onder andere zo aantrekkelijk maakt: je staat er nooit alleen voor!” Het is enorm belonend om van niets iets te maken en een evenement neerzet waar je trots op kunt zijn.

De functie is ook vrij flexibel als het aankomt op de tijdsbelasting. Deze wordt vaak hoger ingeschat dan wat het daadwerkelijk is. Zo kun je zelf een indeling maken en taken verdelen. Je kijkt gezamenlijk naar wie wat moet doen en je kijkt zelf naar de taken die een ander zou kunnen oppakken en welke taken jij als projectleider zelf moet doen. Om de functie wat draagbaarder te maken, kun je opzoek gaan naar een ondersteunend persoon.

Er zullen periodes zijn waarin het wat drukker is, maar dit verschilt per project.

Als laatste is er vanuit de coronaperiode een positief effect geweest op de positie en het team. Er worden meer vergaderingen online ingepland, wat voor velen reistijd scheelt. Zo is het makkelijker om een vergadering in te plannen. Wordt er wel een vergadering ingepland op de LSW-locatie in Baarn, dan wordt het gecombineerd met andere taken zoals een terreininspectie of een ontmoeting met andere betrokkenen van het evenement.

Interesse gekregen? Houdt de vacaturepagina in de gaten en wie weet vindt jij je nieuwe Scoutingfunctie!