AVG-aanpassingen in Scouts Online in 2022
Enkele jaren geleden is de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. Scouts Online is daarop zodanig aangepast dat Scouting Nederland voldoet aan de wetgeving voor de gegevens van actieve leden. Er zijn nog meer aanpassingen nodig die vooral gericht zijn op het bewaren van gegevens van oud-leden. Deze aanpassingen worden in de loop van 2022 gerealiseerd.
Wie mag nog gegevens van oud-leden zien?
In 2021 is de rol van archivaris in Scouts Online mogelijk gemaakt. De archivaris is straks de enige die nog gegevens van oud-leden kan zien. De archivaris is een functie die je kunt hebben in een speleenheid van het type ‘bestuur’ of ‘bestuursondersteuning’. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat als een jeugdlid wordt uitgeschreven, de (team)leid(st)er die persoon niet meer kan opzoeken. De knop ‘oud-leden’ zal ook niet meer te zien zijn. De archivaris kan geen gegevens wijzigen. Wel kan de archivaris nog een functie toewijzen om het oud-lid bijvoorbeeld relatie te maken.
Vanwege de wettelijke bewaartermijn kan de penningmeester nog de factureringsgegevens inzien tot zeven jaar na het aanmaken van de factuur.
Hoe lang kan de archivaris de gegevens van oud-leden zien?
Gegevens van oud-leden blijven nog twee jaar op te vragen. Daarna zijn ze niet meer toegankelijk. De volgende gegevens worden zes maanden na het uitschrijven van een lid verwijderd uit Scouts Online:
- aanvullende lidgegevens
- of het lid was van een ploeg
- incasso machtigingen die (de ouders/verzorgers van) het lid heeft afgegeven
- machtigingen die aan het lid gegeven zijn om de groepsrekening te gebruiken
- aanvragen voor VOG’s en de geregistreerde VOG’s
- e-mailadressen
- huisadressen
- Alle telefoonnummers
- Verzekeringsgegevens
- Aanvullende adresgegevens
- Overige persoons informatie
- Website
- Namen van ouders/verzorgers
- Inschrijvingen bij activiteiten en trainingen (= deelnemergegevens)
- Reserveringen van accommodaties
- VOG’s
- Bankrekeningen
- Adressen (alleen de cijfers van de actuele postcode blijft bewaard)
- Aanvullende lidgegevens
- E-mailadressen
- @scouting.nl forward adres
Na 2 jaar: Kwalificaties, waarderingstekens, insignes e.d.
Na 7 jaar: facturen
Na zes maanden worden de volgende gegevens ontkoppeld zodat deze niet meer terug te leiden zijn tot het oud-lid, maar wel zichtbaar blijven voor de betreffende beheerder:
- inschrijfformulieren (zowel van de evenementenmodule als van de nieuwe formuliermodule)
- reserveringen van accommodaties
Facturen en betalingen van deze facturen worden na zeven jaar verwijderd uit Scouts Online.
Wanneer kan ik nog wel gegevens van oud-leden wijzigen?
Een optie is om oud-leden te vragen of zij geregistreerd willen worden als relatie. Op dat moment is een persoon weer als ‘actieve’ relatie van de groep op te vragen door de secretaris en gegevensbeheerder. Het is handig om hiervoor een aparte speleenheid “oud-leden” aan te maken van het type ‘relaties’.
Beeldmateriaal van actieve leden
Sinds de invoering van de AVG hebben alle groepen te maken met het feit dat sommige (jeugd)leden geen toestemming geven om herkenbaar op beeld voor te komen. Toestemming voor beeldmateriaal kun je registreren op het tabblad aanvullende lidgegevens.
Verbergen lidgegevens actieve leden
Het lid kan op dit moment bij de basisgegevens aangeven dat gegevens verborgen moeten zijn. Standaard staat die instelling op ‘niet verborgen’. Dit wordt met de nieuwe versie ‘omgedraaid’: straks staat iedereen op ‘verborgen’ en moet je zelf dit aanpassen naar ‘niet verborgen’.
De verborgen gegevens betreffen:
adresgegevens
e-mailadressen
telefoonnummers
bankgegevens
geboortegegevens
gegevens van ouders/verzorgers.
Bepaalde rollen, zoals de secretaris of leiding, kunnen altijd gegevens inzien omdat dat voor hun rol nodig is.
Tot slot: heb je nog vragen? Stuur ze naar helpdesk@scouting.nl.
namens Landelijk team Internet,
Ad Dekker
