Een goede kascommissie voorkomt fraude
In het zuiden van het land werd een Scoutinggroep geconfronteerd met een grote fraudezaak. De penningmeester gebruikte geld van Scouting voor zichzelf en dat werd pas na drie jaar ontdekt. Zoiets is natuurlijk niet de bedoeling en helaas is het ook niet de eerste keer dat dit voorkomt. In het vorige artikel noemden we twee maatregelen om fraude te voorkomen. Dit artikel gaat over de derde belangrijke maatregel: zorg voor een goede kascommissie.
Wat is de taak van een kascommissie?
De wettelijke taak van kascommissies is het controleren van de jaarrekening – dat is de balans en de resultatenrekening met toelichting. Na de controle meldt de kascommissie aan de ledenvergadering de uitkomst van de controle. Meestal is de uitkomst dat de jaarrekening klopt, waarna de ledenvergadering ‘decharge’ verleent aan het bestuur. Dat wil zeggen dat de leden formeel de financiële verantwoording en het bestuursbeleid over het afgelopen jaar goedkeuren.
Een kascommissie ontdekt fraude met goede controle
Als er in een vereniging of stichting fraude is gepleegd, klopt de jaarrekening niet. Als de penningmeester een “greep in de kas” heeft gedaan, zal er in werkelijkheid minder geld in de kas zitten dan op de balans staat. En als de penningmeester bijvoorbeeld door middel van valse facturen aankopen voor zichzelf heeft gedaan, staan er kosten in de resultatenrekening die geen kosten voor de vereniging zijn.
Een kascommissie die de controle goed doet, kan fraude op die manier aan het licht brengen. In de praktijk blijkt helaas dat niet alle kascommissies de controle goed uitvoeren – soms kunnen fraudes jarenlang doorgaan zonder dat dit ontdekt wordt.
Hoe doe je een goede controle?
Een écht goede controle houdt in dat de kascommissie elke post van de balans en elke post van de resultatenrekening controleert. Hoe je dat kunt doen, staat beschreven in de Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen, te verkrijgen via www.kascommissiegids.nl. Bij deze gids horen ook checklists, waarin stap-voor-stap staat hoe je de controle kunt aanpakken. Om een complete controle uit te voeren, zul je vaak niet genoeg hebben aan één avondje…
Eén van de belangrijkste én eenvoudigste onderdelen van de controle is vaststellen dat de saldi van de bank- en spaarrekeningen die op de balans staan vermeld kloppen. Of die saldi kloppen zul je op de originele opgave van de bank moeten zien. Vraag aan de penningmeester of diegene wil inloggen bij de bank, waar de kascommissie bij is, en de jaaropgave van de bank (saldo van de rekeningen op 31 december) kan laten zien. Een printje is niet voldoende.
Wantrouwen?
Controle is geen kwestie van wantrouwen. Controle is wel een kwestie van vaststellen dat het vertrouwen dat de leden aan het bestuur, en dus ook aan de penningmeester hebben gegeven, nog steeds gerechtvaardigd is. Én aan het voldoen aan de wettelijke en statutaire eis van een jaarlijkse controle. Bedenk ook dat een goede controle preventief werkt: iemand die weet dat er een goede controle gaat komen, komt immers niet zo snel in de verleiding dingen te doen die niet door de beugel kunnen.
De Kascommissiegids bestellen?
Auteur: drs. Maarten den Ouden, bedrijfseconoom en controlespecialist. Auteur van onder andere de Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen.
