Groepsinkomsten en -uitgaven tijdens de coronacrisis

• Scouting Nederland adviseert om de contributie van (jeugd)leden door te laten lopen en geen contributie terug te betalen. De kosten voor de voorzieningen zoals een clubgebouw of wachtschip en (spel)materialen lopen door. Terwijl inkomsten naast contributie, zoals fondswervende acties of verhuur nu niets opleveren. Het korten op of kwijtschelden van contributie is daarom niet realistisch. We rekenen in deze tijd van crisis op een gevoel van solidariteit om de kosten samen met de leden te blijven dragen, zodat de vereniging ook na de crisis kan blijven voortbestaan. Daarnaast kun je ook online gewoon activiteiten aanbieden waardoor Scouting, weliswaar online, gewoon doorgaat.
• Als er gezinnen zijn waar het financieel erg lastig wordt om aan de contributie betaling te kunnen voldoen, kun je individueel bekijken wat je kunt regelen. Wees coulant en probeer er samen uit te komen. Ook zijn er steunmogelijkheden voor ouders met weinig geld, een website waar de mogelijkheden in jouw gemeente te vinden zijn is: www.samenvoorallekinderen.nl
• Subsidie van gemeente of fondsen is vaak gebonden aan voorwaarden zoals het leveren van een bepaalde dienst of het maken van een product. Doordat je geen fysieke opkomsten kunt houden, kun je je misschien niet aan de voorwaarden houden. Als dat bij jullie speelt, ga met de betrokken instantie in overleg of je op een andere manier hieraan tegemoet kan komen of dat je later dan gepland de resultaten mag doorgeven.
• Voor veel groepen zijn de huurinkomsten een welkome aanvulling op de beschikbare middelen en vaak zijn ze zelfs noodzakelijk om voldoende geld te genereren. Ook eventuele vaste huurders zullen door de coronamaatregelen niet in staat zijn om bijeenkomsten te organiseren en huurinkomsten vallen weg. Een goede relatie is voor toekomstige verhuur belangrijk. Houd contact en informeer huurders zodra ze weer gebruik kunnen maken van jullie gebouw.
• Acties zoals lotenverkoop, verkoop van producten, ondersteunen bij activiteiten in jouw gemeente en andere acties die inkomsten opleveren gaan op dit moment niet door. Bespreek binnen de groep wat de financiële effecten zijn en bepaal in overleg of deze acties op een later moment alsnog worden opgepakt. Misschien is er een alternatief te vinden voor een actie later dit jaar.

• Jullie clubgebouw zal in deze tijd niet of nauwelijks gebruikt worden. Hierdoor zijn er minder kosten voor afval, stroom en gasverbruik. Het kan helpen met de mensen van het gebouwbeheer af te spreken dat de verwarming laag (of uit) wordt gezet en dat bijvoorbeeld koelkasten tijdelijk uitgezet worden om gas en stroom verbruik verder te verminderen. Het gesprek hierover levert misschien nog wel meer besparingsmogelijkheden op. Indien mogelijk kun je bij jullie energieleverancier de voorschotbedragen voor stroom en gas tijdelijk verlagen.
• Doordat de speltakken geen opkomsten hebben en gebruik maken van #ikscoutthuis zijn er minder kosten voor activiteiten. Het is aan de andere kant juist wel goed ze te wijzen op beschikbare budgetten om iets extra’s voor de jeugdleden te kunnen organiseren of aan te schaffen.
• Een groot deel van de online activiteiten zijn nu in de plaats gekomen van de normale opkomsten, kan iedereen hier gebruik van maken? Kun jij als penningmeester te gebruiken kleine materialen betaalbaar maken? Denk aan (declaraties voor) benodigde afdrukken en portokosten, extra telefoonkosten of internetkosten. Valt er tijdelijk iets te regelen voor jeugdleden die niet beschikken over een computer en internettoegang? Veel gemeenten hebben laptops en tablets aangeschaft voor financiële minima, deze worden via de onderwijsinstelling verspreid. Wellicht kun je ouders van jeugdleden hierop wijzen.
• De huur voor een kampeerterrein of een kampgebouw is misschien al opgezegd, overleg met de verhuurder of je het geld dat je al betaald had terug kunt krijgen. In de toekomst wil je misschien alsnog een keer daarheen met een speltak, probeer ook hier in goed overleg een afspraak te maken.

• In deze onzekere tijden hebben veel mensen te maken met onduidelijkheid en/of terugval in inkomsten. Als penningmeester van de groep helpt het om naar alle betrokkenen van de groep duidelijk te zijn hoe je als groep omgaat met de financiën. Geef aan wat namens de groep besloten is of waar afgeweken wordt van de gangbare manier van werken. Voor ouders betekent dit dat ze weten waar ze aan toe zijn wat betreft contributie en kampkosten. Voor vrijwilligers dat ze weten wat er eventueel te declareren valt en welke budgetten er zijn voor online activiteiten. Voor de gemeente dat jullie je subsidie nog steeds hard nodig hebben en online activiteiten aanbieden. Daarvoor kun je deze brief gebruiken: Scoutinggroepen en de financiële risico's - oproep aan de overheid. Voor alle andere betrokkenen bij de groep, laat weten dat jullie de aanpak veranderd hebben, maar springlevend zijn en doorgaan.
• Wordt er gewerkt aan het plannen van een (zomer)kamp is het handig tijdig te inventariseren wie er mee gaan, zodat de organisatie door kan gaan en leiding duidelijkheid heeft. Geef aan dat je als groep pas kampkosten gaat innen als ze daadwerkelijk gaan. Dat geeft voor ouders ook zekerheid/rust.
• Maakt het kampgeld bij jouw groep onderdeel uit van de contributie? Geef naar ouders tijdig aan wat er met dat geld gebeurt als het (zomer)kamp niet door mocht kunnen gaan.
• Heb je als groep een website waar afspraken over geld en contributie op staan? Is er een Facebookpagina of een periodieke nieuwsbrief? Duidelijkheid en bereikbaarheid is ook voor de ouders van de jeugdleden een steun in de rug.
• Lees in deze periode goed de @-scout en de informatiepagina over corona op onze website. Daar lees je bijvoorbeeld dat wij helaas niet in aanmerking komen voor een schadevergoeding volgens de COVID - 19 regeling. Toch zijn wij als Scouting Nederland in gesprek met Den Haag over andere mogelijkheden van schadevergoeding. We houden je op de hoogte als er ontwikkelingen zijn.

• Als je voor 2020 gebruik maakt van een jaar- of seizoensbegroting, welke veranderingen zijn er voor jouw groep van belang, welke kosten en inkomsten veranderen en welke verwachting kun je voor dit jaar maken? Als je verwacht in de rode cijfers terecht te komen, maak het bespreekbaar in het bestuur. Welke maatregelen kunnen jullie nemen om dat tekort te verminderen en extra geld aan te trekken? Zijn er uitgaven uit te stellen? Kun je via gemeente of elders extra geld verkrijgen?
• Huur je je gebouw, ga dan in overleg met de verhuurder of er een korting of kwijtschelding van huur kan komen. Hetzelfde geldt voor bv gemeentelijke belastingen. Trek hierin zoveel mogelijk samen op met andere scoutinggroepen in je gemeente.
• De Rabobank heeft een campagne, waarbij ze zoals ieder jaar een deel van de winst investeren in clubs en verenigingen door het hele land. Heb je als groep een Rabo bankrekening, dan kun je bij financiële problemen ontstaan door corona een steunvraag indienen. Lokale Rabobanken hebben ook een noodfonds ingesteld tbv verenigingen en stichtingen.

Ik wens je heel veel sterkte maar toch ook een goed resultaat in deze crisistijd.
Bij vragen over financiën kun je een mail sturen naar kennisnetwerk@scouting.nl.

Namens Landelijk team Groepen & Regio’s,
Robert Agterberg, consulent