Nieuw: Handleiding voor risicobeheersing bij de nieuw- of verbouw van jouw clubhuis

Hank Donker, één van de auteurs, heeft ruime ervaring in nieuw- en verbouwprojecten. ‘Bij mijn voormalige scoutinggroep in Maarn brandde eind jaren 90 één van de drie gebouwen af. Met de groep hebben we het gebouw grotendeels zelf opnieuw gebouwd. Daarbij zijn we wel gierend uit budget gevlogen. Ik moest op hangende pootjes aankloppen bij de wethouder om extra geld te vragen. In de jaren 2013 tot en met 2018 heb ik deelgenomen aan een nieuwbouwproject, een nieuw clubhuis voor Scouting Dutmella in Son en Breugel. Van het opstellen van het pachtcontract tot de uiteindelijke inrichting van het clubhuis, alle facetten van het proces hebben we doorlopen. In de projectbegroting was rekening gehouden met 2.000 uur eigen werk. Uiteindelijk kwamen we uit op 6.000 uur. Zo heeft elk project zijn eigen pijnpunten.’

Er komt dus heel wat kijken bij de nieuw- of verbouw van een clubhuis. ‘In eerste instantie wilde ik met de handleiding uitleggen hoe je aan geld komt en fondsen kunt werven voor een bouwproject. Al gauw realiseerde ik me dat dit niet de enige uitdaging is. Hoe zorg je er nou voor dat het geld daadwerkelijk ten koste komt van het bouwproject? En waar loop je allemaal tegenaan? Niet alleen geld is schaars, middelen en inzet van vrijwilligers ook. Ik heb het verhaal al verschillende keren verteld aan groepen maar het is zoveel informatie. De handleiding vormt een naslagwerk zodat mensen het nog eens rustig na kunnen lezen. Het delen van mijn ervaring, daar doe ik het voor’ vertelt Hank enthousiast.

Wat levert zo’n bouwproces je nou op? ‘Het is ontzettend intensief maar ook heel leerzaam. Daarnaast geeft het zo’n sterk saamhorigheidsgevoel en verbondenheid met het team waarmee je het doet. De grootste valkuil is dat je veel verschillende kwaliteiten nodig hebt. Je hebt praktische doeners nodig die de handen uit de mouwen steken, inkopers die weten welke kanalen ze moeten bewandelen en procesbeheersers die strategisch sterk zijn en mensen in beweging kunnen krijgen. Bij het bouwproject eind jaren ‘90 bestond sociale media nog niet. Via ouderavonden kon je toen mensen direct benaderen voor een taak. In het bouwproject vanaf 2013 communiceerden we via WhatsApp. Wanneer ik een appje stuurde met de vraag wie een bepaalde taak kon oppakken, kreeg ik van niemand een reactie. Dat was een groot leermoment, zowel in Scouting als in werksituaties. Want wanneer heb je nou een afspraak met iemand? In de praktijk blijkt dat een handshake vaak nodig is om een afspraak te bevestigen. Dat gaat nog steeds het beste door mensen persoonlijk te benaderen.’

Op de vraag of Hank nog eens zo’n bouwproject aan zou gaan, antwoordt hij overtuigend: ‘Jazeker, al is het alleen maar om de uitdaging!’

Hierin lees je tips en tricks over het proces van een verbouwing of nieuwbouwproject. We hoeven je niet uit te leggen dat bouwen en verbouwen risico’s met zich meebrengt. (Ver)bouwen is voor veel Scoutingbestuurders een eenmalige activiteit. Dit betekent dat risico’s niet bekend zijn of niet goed worden ingeschat. Hierdoor kan een bouwproject vertragen, stagneren of gedwongen stoppen. Dit is jammer van de gemaakte investering in tijd en geld en is niet goed voor de stabiliteit van de groep. In deze handleiding benoemen we een aantal risico’s en doen we suggesties om deze risico’s te vermijden. Naast het benoemen van risico’s geven we je ook tips en tricks voor de financiële beheersing van jouw nieuw- of verbouwproject. Klik hier voor de handleiding risicobeheersing voor de nieuw- of verbouw van je clubhuis en de bijbehorende Appendix Lijst met actuele fondsen. 

Ga de uitdaging aan en word de aannemer van jouw clubhuis. We wensen je veel succes bij jouw bouwactiviteiten!

* Ron Leijendeckers is accommodatie-consulent vanaf de start van het Kennisnetwerk en voorheen al actief bij Speelruimte. Tevens was hij voorzitter van het bouwteam bij Scouting St. Maarten Weert voor de nieuwbouw van hun accommodatie (1988 - 1991). Ron heeft de opzet en research van de appendix met de fondsenlijst voor zijn rekening genomen.