Nieuwe functies in de ledenadministratie

Over enige tijd worden de regels in Scouts Online verder aangescherpt vanwege de AVG. Dat betekent dat gegevens van oud-leden alleen op te vragen zijn door degene die in Scouts Online de functie ‘archivaris’ heeft. Deze functie is toe te voegen in de bestuursspeleenheid van jouw organisatie of in een speleenheid die ondersteunend is aan het bestuur. Het is aan te bevelen één of twee personen in jouw organisatie deze functie toe te kennen en het begrip ‘archivaris’ op te nemen in de privacyregels van je groep. Over enige tijd volgt meer informatie over het opvragen van gegevens van oud-leden. Mocht jouw organisatie aan oud-leden gevraagd hebben of deze als ‘relatie’ geregistreerd mag blijven, dan kan je deze oud-leden in een aparte speleenheid van het type ‘relatie’ opnemen. In dat geval zijn de gegevens van deze personen nog gewoon door de gegevensbeheerder en secretaris op te vragen en te wijzigen.

Al enige tijd is de functie van VOG-beheerder op landelijk niveau beschikbaar. Deze functie kan nu ook op groeps- en regionaal niveau worden toegekend. Deze functie past ook in het bestuur of in de bestuursondersteunende speleenheid. De VOG-beheerder kan zelf VOG’s registreren en het is degene, die over de VOG (automatische) berichten ontvangt. Is er geen VOG-beheerder, dan zal de berichtgeving naar de secretaris van de groep/regio worden gestuurd. In grote groepen kan het handig zijn om apart iemand deze functie toe te kennen, gezien het specifieke werk.

Stagiair wordt kaderlid
Iemand met alleen de functie 'stagiaire' was tot nu toe geen lid. Dit verandert naar ‘kaderlid’. Dat betekent dat ook stagiaires als contributieplichtig worden meegeteld en b.v. een Scouting Magazine ontvangen.

Aspirant kaderlid vervalt
De functie aspirant kaderlid zal binnenkort niet meer toe te kennen zijn. Voor de personen die deze functie hebben verandert er niets. Heb je iemand die meedoet in een aanloop naar een kaderlidfunctie, dan kan je deze persoon of een functie geven met de status ‘aangemeld’ of je geeft haar/hem de functie van ‘stagiaire’.

Afgevaardigden geen lid
Iemand met alleen een functie van ‘afgevaardigde ouder’ in de groepsraad is geen lid. De functie ‘afgevaardigde roverscouts’ maakte iemand wel lid. Dit wordt nu gelijk getrokken: ook met alleen de ‘afgevaardigde roverscouts’ ben je ‘geen lid’ meer. De roverscouts die dit betreft zullen automatisch een functie van ‘jeugdlid’ van de roverscouts worden toegekend. Er is hier dus geen actie van de gegevensbeheerder nodig.Dit laatste geldt ook voor de ‘afgevaardigde plusscouts’.

Met vriendelijke groet,

Ad Dekker namens Landelijk team Internet