Release notes m.b.t. Scouts Online voor de VOG-module per 1 december 2021
In Scouts Online (SOL) zijn aanpassingen gedaan conform de besluiten van de landelijke raad van december 2020 en het registreren daarvan. Welke aanpassingen er precies gedaan zijn, kun je hieronder teruglezen. Wil je meer weten over dit besluit en de achterliggende redenen? Kijk dan in het archief van de landelijke raad.
De aanpassingen
- Eén VOG per persoon
Uitgangspunt is en blijft dat ieder kaderlid, buitengewoon lid en plusscout beschikt over een VOG waarbij men gecheckt is op minimaal Informatie en Personen. Vanaf 1 december 2021 is het mogelijk om voor elk kaderlid nog maar één VOG aan te vragen en te registreren op basis van Informatie, Geld, Aansturing en Personen, ook al heeft zij/hij functies binnen meerdere organisaties (zoals regio, landelijk evenement, kampeerterrein). Indien er meerdere VOG’s zijn in Scouts Online, dan zullen die vanaf 1 december ‘ontdubbeld’ zijn en is er dus nog maar 1 VOG per persoon. - Wie vraagt de VOG aan?
De organisatie die de contributie afdraagt voor het betreffende kaderlid, buitengewoon lid en plusscouts, zorgt voor een juiste aanvraag en registratie van de VOG. - Welke VOG-aspecten zijn nodig?
Het is wenselijk dat voor iedereen een VOG aangevraagd moeten worden voor de aspecten: Informatie, Geld, Aansturing organisatie en Personen. Scouts Online geeft bij de aanvraag deze 4 aspecten standaard al aan. In principe kan je bij de aanvraag minder aspecten aanvinken. In elk geval zijn Informatie en Personen minimaal verplicht. In een aantal gevallen gelden nog aanvullende aspecten. - Inlichten betreffende persoon
Het aanvraag proces bestaat uit 2 stappen die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.
Stap 1: Als je de aanvraag in Scouts online registreert, dan krijgt de persoon voor wie je de aanvraag doet, automatisch vanuit Scouts online een berichtje dat zij/hij een e-mail van Justis zal ontvangen, zodat zij/hij zelf de aanvraag bij Justis kan bevestigen. Je hoeft dus niet meer zelf van te voren de betreffende persoon in te lichten.
Stap 2: De feitelijke aanvraag bij Justis moet jezelf via e-Herkenning doen voor het betreffende kader lid, buitengewoon lid, plusscout. - VOG-beheerder
In principe kan de secretaris/gegevensbeheerder de aanvraag en registratie van de VOG doen. Je kunt deze taak ook ‘uitbesteden’ aan een aparte VOG-beheerder (nieuwe functie in SOL) in jouw groep/regio/project. - Looptijd 3 jaar
Vanaf heden hebben VOG’s een ‘houdbaarheidsdatum’. 3 jaar na de startdatum van de VOG vervalt de VOG automatisch. 3 Maanden voor het verlopen wordt er een automatisch bericht gestuurd naar de VOG-beheerder (of secretaris/gegevensbeheerder) en naar de persoon zelf, dat de VOG gaat verlopen.
Hetzelfde gebeurt op de dag zelf, als er nog geen nieuwe VOG geregistreerd is.
Op moment dat je een nieuwe VOG registreert, vervalt de oude VOG automatisch en wordt voor de nieuwe VOG direct een vervaldatum voor over 3 jaar ingevuld.
In het VOG-overzicht zie je de vervaldatum staan. - Buitenlandse VOG
Voorheen werden alle aspecten aangevinkt, als je een buitenlandse VOG registreerde; daar geldt vanaf 1 december dezelfde werkwijze als voor Nederlandse VOG’s.
