World Scout Jamboree in het nieuws: door de ogen van Landelijk team Communicatie

Aan de voorbereiding ligt het niet, die is dik in orde. Alle mogelijke scenario’s zijn uitgedacht en verwerkt in een calamiteitenplan. Qua communicatie hebben we uitgebreide Q&A’s paraat. Elke vraag die gesteld kan worden hebben we een vooraf bedacht antwoord op. Dat helpt in het snelle schakelen. Elke troepstaf heeft een contactpersoon verantwoordelijk voor communicatie waar we fijn mee schakelen vanuit Leusden. Want journalisten willen graag jeugddeelnemers spreken. Daarnaast hebben we nauw contact met Kees Verburg en Marloes Renders, binnen het CMT verantwoordelijk voor communicatie. Het communicatieteam in Leusden is dan ook vooral druk met het afhandelen van mediaverzoeken van lokale media die graag de deelnemers voor vertrek willen spreken. Overal verschijnen positieve berichten in lokale kranten en op radiozenders van enthousiaste deelnemers die niet kunnen wachten tot het grootste avontuur van hun leven gaat beginnen. Daarnaast genieten vele troepen al van hun voorreis, alleen maar goed nieuws dus vanuit Zuid-Korea.

De bedoeling is dat alle Nederlandse deelnemers op dinsdag 1 augustus op het World Scout Jamboree-terrein arriveren. Op maandagochtend 31 juli horen we via het CMT dat de IST’ers, die al een aantal dagen op het terrein verblijven, het zwaar hebben. Door hevige regenval staat het kampeerterrein grotendeels blank. Er worden geulen gegraven om het water af te voeren en de tenten worden met pallets opgehoogd zodat ze niet in het water staan. De voedselvoorziening laat te wensen over en het sanitair wordt nauwelijks schoongemaakt. En dan is er nog de aanhoudende hitte die het extra zwaar maakt. Op dat moment zijn er ook nog te weinig schaduwplekken ingericht en is de drinkwatervoorziening onvoldoende. Kortom: de organisatie en het terrein zijn niet klaar voor de ontvangst van de deelnemers. Daarom besluit het CMT dat de aankomst op het terrein met een dag wordt uitgesteld, dat blijkt de juiste beslissing.

Dit is ook het moment dat de media er lucht van krijgt en de telefoon op het kantoor in Leusden begint te rinkelen. De NOS kopt ‘Zeer heet bij mondiaal Scoutingevenement Zuid-Korea, scouts naar ziekenhuis’ en dat triggert andere media om verhaal te halen. Kim, Iris en Fedde, de vaste woordvoerders van Scouting Nederland staan paraat om mediaverzoeken in te willigen. Hoewel de media het liefst scouts spreekt die in Zuid-Korea zijn, proberen we zoveel mogelijk verzoeken vanuit Leusden af te vangen. Het CMT in Zuid-Korea heeft de handen vol aan de communicatie met de troepen en natuurlijk het informeren van de ouders die zich begrijpelijkerwijs ook zorgen maken. Daarnaast hebben we te maken met een tijdsverschil, het is in Zuid-Korea zeven uur later dan in Nederland.

Op woensdag 2 augustus is het zover, de deelnemers komen aan op het terrein en de WSJ kan beginnen. Organisatorisch zijn er veel verbeteringen doorgevoerd maar er zijn nog steeds een aantal zaken niet op orde. En het is weer de hitte die voor problemen zorgt. Tijdens de openingsceremonie worden deelnemers onwel door uitdroging of door een zonnesteek. Diverse (lokale) media hebben al contacten met deelnemers opgedaan voorafgaand aan de WSJ en proberen nu ook weer contact te leggen met deelnemers.

Om de communicatie te stroomlijnen en één verhaal naar buiten te brengen, spreken we met het CMT af dat de communicatie met de media via het communicatieteam in Leusden verloopt. Alle IST’ers, troepstaf en deelnemers worden hierover geïnformeerd en verwijzen de media door naar het team in Leusden. En dat hebben we gemerkt, op donderdag 3 augustus staat de telefoon in Leusden roodgloeiend. Landelijke dagbladen zoals het Algemeen Dagblad en het NRC willen een interview afnemen. Diverse lokale omroepen en radiostations willen een woordvoerder in de uitzending en de NOS staat op de stoep om Fedde te interviewen. Ook hangt het ANP elke ochtend aan de telefoon om updates te krijgen.

De dagen erna merken we helaas dat de media zich vooral focust op de negatieve geluiden. We lezen koppen als ‘Groot Scoutingevenement overvallen door extreme hitte: 'Er werd om water gesmeekt' en ‘Zuid-Koreaanse hittegolf raakt ook internationaal Scoutingevenement: ‘overal mensen voor pampus.’ Inmiddels is de WSJ in volle gang en horen we vooral ook veel positieve verhalen uit Zuid-Korea. De deelnemers weten inmiddels steeds beter hoe ze om moeten gaan met de hitte en de voorzieningen worden met de dag beter. Er worden extra schaduwplekken ingericht, er worden aircobussen ingezet en er worden bevroren waterflesje en ijsjes uitgedeeld. Er wordt volop geswopt in de schaduwtunnels en veel plezier beleefd aan de activiteiten. Gelukkig volgen er al snel positieve berichten van met name de regionale media met leukere koppen als ‘Zeeuwse scouts worden ‘een beetje moe’ van horrorverhalen over World Jamboree, ze vermaken zich fantastisch.’ En: Scout Dean (16) uit Rijssen bij World Scout Jamboree in Zuid-Korea: ‘Vermaakt zich opperbest’.

Op zaterdag 5 augustus, net op het moment dat we allemaal opgelucht ademhalen en de deelnemers midden in hun Jamboreebeleving zitten, volgt het bericht dat het Britse contingent het terrein gaat verlaten. Het Britse contingent is het allergrootste contingent met in totaal 4.300 personen. Het argument dat ze met hun vertrek de druk op de organisatie verlagen, houdt geen stand op het moment dat ook het kleinere Amerikaanse contingent aankondigt te vertrekken. Vanaf dat moment draait de geruchtenmolen op volle toeren dat ook het Nederlands contingent gaat vertrekken. De media krijgt er lucht van en de telefoon begint weer te rinkelen. Gelukkig kunnen we dit vrij snel in de kiem smoren. De Nederlanders blijven en de sfeer zit er goed in. Op dit moment blijkt ook dat wij echt goed voorbereid naar Zuid-Korea zijn gegaan in tegenstelling tot andere landen. Er zijn bijvoorbeeld extra schaduwtenten meegenomen vanuit Nederland waardoor er fijne ontspanningsplekken in de subkampen gecreëerd zijn.

Een dag die elke Jamboree wordt gevierd is Culture Day. Op zondag 6 augustus presenteren de troepen hun land door het serveren van lokaal eten, nationale spellen en door het zingen van liedjes. De Nederlandse troepen bakken poffertjes, delen stroopwafels uit en onderwerpen de deelnemers uit andere landen aan spelletjes zoals koekhappen, spijkerpoepen en sjoelen. De deelnemers genieten volop maar ondertussen houdt het CMT het weer nauwlettend in de gaten. Er is namelijk een tyfoon onderweg naar Zuid-Korea.

Op maandagochtend 7 augustus besluit de organisatie van de WSJ om het niet langer af te wachten en de gehele WSJ te verplaatsen. In Nederland liggen we allemaal nog op één oor en missen we het appje om 3.30 uur ‘s nachts of we even willen bellen als we wakker zijn. Om 6.00 uur ’s morgens (Nederlandse tijd) worden we uit bed gebeld door het CMT. ‘Pak een kop koffie en bereid je voor, de WSJ wordt verplaatst!’. We zijn meteen klaarwakker en klappen de laptop open want jawel, weer duikt de landelijke media er massaal op. Het is bijna niet bij te houden, de mediaverzoeken komen van alle kanten. Weer besluiten we gezamenlijk dat alle mediaverzoeken via het team in Leusden verlopen om het CMT uit de wind te houden. Zij hebben hun handen vol in Zuid-Korea aan alle voorbereidingen voor de verplaatsing.

De verplaatsing is koren op de molen van de landelijke media in komkommertijd. We worden wederom getrakteerd op dramatische koppen als ‘Evacuatie van scouts voor tyfoon zeker niet overdreven: '300 liter regen of zelfs meer mogelijk' en ‘Geteisterde World Scout Jamboree wordt opgedoekt om naderende tyfoon’. Hoewel we er bij de media op hameren dat het om een verplaatsing gaat, blijven ze hardnekkig volhouden dat de WSJ ingekort, afgelast of geëvacueerd wordt. Net als dat het er bij sommige media maar niet in wil dat we de term ‘padvinder’ al zo’n 50 jaar niet meer gebruiken. ;-)

Dinsdag 8 augustus wordt de WSJ verplaatst en is het vanuit Nederland lastig om contact te krijgen met Zuid-Korea. De mediaverzoeken blijven binnenkomen. Iedereen wil vooral weten of de verplaatsing goed is verlopen, waar de Nederlandse troepen naartoe gaan en hoe het programma er de laatste dagen uitziet. Wij kunnen de vragen op dat moment niet beantwoorden en de verzoeken niet afhandelen. We vragen om begrip en iedereen reageert sportief. Inmiddels hebben we de meeste journalisten al meerdere malen gesproken en een fijne relatie opgebouwd. Naast dat ze op zoek zijn naar een goed verhaal, leven ze ook met ons mee.

Op woensdag 9 augustus wordt duidelijk dat de verplaatsing goed is verlopen en de troepen over drie verschillende locaties verdeeld zijn. De IST’ers zijn ondergebracht op een locatie dichtbij Seoul zodat ze vanuit daar met het openbaar vervoer de stad kunnen bezoeken. De aanvankelijke teleurstelling onder de deelnemers dat de WSJ verplaatst is, maakt al snel plaats voor blijdschap want wat een luxe ineens als je lekker kunt douchen, je kleding kunt wassen en comfortabel kunt slapen in een echt bed in een kamer met airco. Er is in rap tempo een programma opgetuigd waar de deelnemers enorm van genieten. De lokale media komt weer in de lucht, ze willen graag deelnemers spreken. Vanuit Leusden leggen we contact met de troepstafleden die verantwoordelijk zijn voor communicatie. Samen stemmen we af wat er mogelijk is en proberen we rond het programma zoveel mogelijk mediaverzoeken in te willigen. Deelnemers geven interviews aan lokale kranten en op de radio. We horen enthousiaste verhalen maar ze vertellen ook dat het tweede deel van de Jamboree nu wel erg lijkt op de voorreis. Het echte Jamboreegevoel is wel een klein beetje weg nu alle contingenten niet meer bij elkaar zijn.

Op vrijdag 11 augustus eindigt de World Scout Jamboree in het Seoul World Cup Stadion. Het Jamboreegevoel komt weer helemaal terug nu alle deelnemers weer samen op één plek zijn, een magisch moment. De veelbesproken 25e editie van de WSJ wordt spectaculair afgesloten met maar liefst 18 optredens van bekende K-pop-groepen. Wat een feest!

Op zaterdagavond 12 augustus komen de eerste drie troepen aan op Schiphol en daar wil de media ook graag weer bij zijn. Samen met Hart van Nederland, de Telegraaf en het ANP staan we (Kim en Katrijn van Landelijk team Communicatie in Leusden) de troepen op te wachten op Schiphol. We hebben een appgroep met de drie contactpersonen communicatie van de betreffende groepen. Ze weten dus dat we er staan en hebben al deelnemers bereid gevonden die wel wat willen vertellen aan de media. En dan is het toch wel echt een kippenvelmoment als we al die vermoeide maar tegelijkertijd opgetogen koppies door de douane zien komen. Wat een prachtig avontuur hebben ze beleefd, een onvergetelijke ervaring die je hele leven bijblijft. Voor ons als communicatieteam ook echt een geweldige afsluiter van een aantal enerverende weken met heel veel media-aandacht. Een goede Scouting-in-de-media-zomer 😉

Groetjes,

Kim en Katrijn van Landelijk team Communicatie!