Zorgvuldig met geld omgaan en fraude voorkomen

In het zuiden van het land werd een Scoutinggroep geconfronteerd met een grote fraudezaak. De penningmeester gebruikte geld van Scouting voor zichzelf en dat werd pas na drie jaar ontdekt. Zo iets is natuurlijk niet de bedoeling en helaas is het ook niet de eerste keer dat dit voorkomt. 

Om te bepalen of fraude in jouw groep zou kunnen voorkomen kun je je de volgende twee verschillende scenario’s voorstellen: 

‘De penningmeester haalt vandaag de helft van het contante geld uit de kas en steekt het in zijn eigen zak’. Of de digitale versie: ‘de penningmeester boekt vandaag de helft van het banksaldo over naar zijn eigen rekening. Zou dit binnen een maand ontdekt worden?’

Dat kans is dat het antwoord op de twee vragen hierboven ‘nee’ is. Dat is helemaal niet gek: bij de meeste verenigingen zal het antwoord ‘nee’ zijn. Het is daarom goed om te beseffen dat als de mogelijkheid er is, dat er ook voor kan zorgen dat de kans op fraude binnen de groep groter is. Om fraude te voorkomen is het dus belangrijk om ervoor te zorgen dat er geen gelegenheid is. Niet alleen de penningmeester, maar het bestuur en de leden hebben de verantwoordelijkheid om voor het geld te zorgen dat de groep binnen brengt.

Op het infoblad “Fraude voorkomen” staan 11 maatregelen om fraude tegen te gaan. Hieronder noemen we de twee belangrijkste en meest effectieve van die maatregelen.

Kasgeld
Om te voorkomen dat de penningmeester geld uit de kas haalt, is er een simpele oplossing: schaf de kas af. Streef ernaar om alle ontvangsten en betalingen via de bankrekening van de vereniging te doen. Een voordeel daarvan is ook dat “automatisch” geregistreerd wordt hoeveel van wie is ontvangen en hoeveel aan wie is betaald. Als het niet lukt om de contante kas helemaal af te schaffen kan het bestuur afspreken dat bij een kassaldo groter dan (bijvoorbeeld) € 100 de penningmeester het ‘teveel’ direct bij de bank afstort.

Bankrekening
Een eenvoudige maar heel belangrijke maatregel om te voorkomen dat frauduleuze betalingen worden gedaan is om iemand mee te laten kijken naar de mutaties op de bankrekening. Dat kan bij elektronisch bankieren heel eenvoudig: behalve de penningmeester krijgt een tweede bestuurslid toegang tot de rekening. Dit bestuurslid krijgt geen autorisatie om overboekingen te doen, maar kijkt wekelijks wel even de mutaties door. Sommige banken (bijv. ABNAMRO) bieden zelfs de mogelijkheid om ‘betalingsalerts’ in te stellen: bij elke afschrijving groter dan € x, ontvangt het ‘controlerende bestuurslid’ dan een melding via e-mail. Deze maatregel signaleert misbruik in een vroeg stadium, maar werkt natuurlijk ook erg preventief!

Een derde belangrijke maatregel is: zorg dat er een goede kascommissie. In de Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen (zie kascommissiegids.nl) staan veel concrete tips voor kascommissies.

Auteur: drs. Maarten den Ouden, bedrijfseconoom en controlespecialist. Auteur van o.m. de Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen, zie kascommissiegids.nl. 

(*) Waar “vereniging” staat, kan ook “stichting” gelezen worden.